La documentation des processus métier est le processus de création d’un enregistrement écrit des étapes associées à un processus ou une procédure métier spécifique. Une telle documentation aide à normaliser les procédures et à établir les meilleures pratiques. Les conseils pour créer des documents de processus clairs et efficaces incluent l’utilisation d’un langage facilement compréhensible, la révision de la documentation par plusieurs parties et la rédaction de documents détaillés et de feuilles de triche simplifiées.
De nombreuses entreprises créent une documentation sur les processus métier à des fins de formation. Cela signifie que de nombreuses personnes qui peuvent avoir des niveaux de compréhension très différents sont susceptibles de lire les documents. Afin d’assurer une efficacité maximale, les documents de processus doivent être facilement compréhensibles par toute personne susceptible de les utiliser.
Les experts recommandent souvent d’écrire de tels documents en utilisant un langage équivalent à un niveau de lecture de neuvième année. Les écrivains doivent également éviter d’utiliser le jargon technique ou industriel. Lorsque des acronymes ou des termes de l’industrie doivent être utilisés, ils doivent d’abord être clairement définis. Il est également judicieux d’inclure une liste de définitions lors de la création de la documentation des processus métier.
Alors que la documentation des processus métier est souvent complétée par une personne qualifiée pour développer de tels documents, il est important que d’autres personnes examinent les documents avant qu’ils ne soient utilisés en commun. Si la personne qui rédige la documentation n’est pas un expert du processus documenté, un tel expert doit effectuer un examen afin de s’assurer que le contenu est techniquement correct. Les documents doivent également être examinés par au moins une personne qui ne connaît pas du tout le processus afin que toute instruction peu claire ou étape manquante puisse être identifiée.
Les documents détaillés sont une partie essentielle de la documentation des processus métier. Les documents expliquent toutes les étapes impliquées dans un processus et peuvent également fournir des informations supplémentaires, telles que les exigences du logiciel, les restrictions légales et les coordonnées pour les différentes étapes. Bien que les documents soient essentiels à une explication complète du processus, ils peuvent être trop longs ou volumineux pour être utilisables au quotidien.
Une solution à ce problème consiste à créer une aide-mémoire qui ne traite que des étapes les plus critiques et qui sert de rappel une fois que l’intégralité de la documentation du processus a été lue. Ces aide-mémoire devraient fournir un moyen facile de trouver des informations de base sur chaque étape. Il peut être judicieux de fournir le numéro de page ou de chapitre où les informations peuvent être trouvées dans la documentation complète afin que le lecteur ait une référence s’il a besoin de détails supplémentaires. Ces feuilles sont souvent présentées sous forme d’organigrammes ou de schémas.