La documentation des processus m?tier est le processus de cr?ation d’un enregistrement ?crit des ?tapes associ?es ? un processus ou une proc?dure m?tier sp?cifique. Une telle documentation aide ? normaliser les proc?dures et ? ?tablir les meilleures pratiques. Les conseils pour cr?er des documents de processus clairs et efficaces incluent l’utilisation d’un langage facilement compr?hensible, la r?vision de la documentation par plusieurs parties et la r?daction de documents d?taill?s et de feuilles de triche simplifi?es.
De nombreuses entreprises cr?ent une documentation sur les processus m?tier ? des fins de formation. Cela signifie que de nombreuses personnes qui peuvent avoir des niveaux de compr?hension tr?s diff?rents sont susceptibles de lire les documents. Afin d’assurer une efficacit? maximale, les documents de processus doivent ?tre facilement compr?hensibles par toute personne susceptible de les utiliser.
Les experts recommandent souvent d’?crire de tels documents en utilisant un langage ?quivalent ? un niveau de lecture de neuvi?me ann?e. Les ?crivains doivent ?galement ?viter d’utiliser le jargon technique ou industriel. Lorsque des acronymes ou des termes de l’industrie doivent ?tre utilis?s, ils doivent d’abord ?tre clairement d?finis. Il est ?galement judicieux d’inclure une liste de d?finitions lors de la cr?ation de la documentation des processus m?tier.
Alors que la documentation des processus m?tier est souvent compl?t?e par une personne qualifi?e pour d?velopper de tels documents, il est important que d’autres personnes examinent les documents avant qu’ils ne soient utilis?s en commun. Si la personne qui r?dige la documentation n’est pas un expert du processus document?, un tel expert doit effectuer un examen afin de s’assurer que le contenu est techniquement correct. Les documents doivent ?galement ?tre examin?s par au moins une personne qui ne conna?t pas du tout le processus afin que toute instruction peu claire ou ?tape manquante puisse ?tre identifi?e.
Les documents d?taill?s sont une partie essentielle de la documentation des processus m?tier. Les documents expliquent toutes les ?tapes impliqu?es dans un processus et peuvent ?galement fournir des informations suppl?mentaires, telles que les exigences du logiciel, les restrictions l?gales et les coordonn?es pour les diff?rentes ?tapes. Bien que les documents soient essentiels ? une explication compl?te du processus, ils peuvent ?tre trop longs ou volumineux pour ?tre utilisables au quotidien.
Une solution ? ce probl?me consiste ? cr?er une aide-m?moire qui ne traite que des ?tapes les plus critiques et qui sert de rappel une fois que l’int?gralit? de la documentation du processus a ?t? lue. Ces aide-m?moire devraient fournir un moyen facile de trouver des informations de base sur chaque ?tape. Il peut ?tre judicieux de fournir le num?ro de page ou de chapitre o? les informations peuvent ?tre trouv?es dans la documentation compl?te afin que le lecteur ait une r?f?rence s’il a besoin de d?tails suppl?mentaires. Ces feuilles sont souvent pr?sent?es sous forme d’organigrammes ou de sch?mas.
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