Un spécialiste des comptes débiteurs émet des factures, tient des rapports comptables et supervise d’autres aspects de la collecte des comptes et de leur mise à jour. Les employeurs peuvent s’attendre à ce que les candidats aux postes vacants aient des diplômes en comptabilité ainsi que des licences pour exercer dans une région donnée. L’expérience des comptes débiteurs est également précieuse, ainsi que des connaissances spécifiques à l’industrie; quelqu’un qui travaille pour un éditeur, par exemple, devrait être familier avec les conventions de l’industrie de l’édition.
Les spécificités de l’emploi peuvent dépendre de l’employeur. Un spécialiste des comptes clients peut travailler avec le service des ventes pour traiter les commandes, les expédier et envoyer les factures aux clients. Lorsque les paiements arrivent, le spécialiste les traite et met à jour les informations du compte pour indiquer que le client est à jour dans ses paiements et en règle. Dans le cas d’un compte en souffrance, le spécialiste des comptes clients peut contacter le client pour percevoir le paiement, en renvoyant le paiement aux collections s’il est impossible de résoudre le problème.
Les états comptables font également partie du travail. Cela comprend la préparation de rapports quotidiens sur le montant d’argent collecté et le nombre de factures impayées, ainsi que des divulgations trimestrielles et annuelles. La prévision peut également être une responsabilité, en veillant à ce que l’entreprise reçoive des informations en temps opportun sur le montant que le service des comptes clients s’attend à rapporter. La coordination avec les comptables d’autres services peut aider un spécialiste en comptabilité à fournir à l’entreprise les informations dont elle a besoin pour faire des affaires saines. les décisions.
La tenue de dossiers sécurisée fait également partie des responsabilités d’un spécialiste des comptes débiteurs. Les informations sensibles telles que les numéros de carte de crédit et les coordonnées spécifiques des fournisseurs doivent être stockées dans un emplacement approprié, avec un accès limité à ceux qui en ont réellement besoin. Le spécialiste de la comptabilité peut utiliser des protections dans le logiciel de comptabilité comme des mots de passe pour limiter l’accès. En outre, des classeurs verrouillés, des destructeurs de documents et d’autres mesures physiques peuvent être utilisés pour empêcher les fuites de données confidentielles ou sensibles.
Dans une grande entreprise, un spécialiste des comptes débiteurs peut superviser d’autres membres du personnel. Cela peut inclure des commis et des comptables chargés de projets individuels tels que la mise à jour des enregistrements et la gestion de types de comptes spécifiques. Un mentorat et une formation appropriée doivent être fournis pour que ces membres du personnel se familiarisent avec les politiques et les procédures de l’entreprise. Le spécialiste peut également fournir des rapports de performance pour les superviseurs dans le cadre d’évaluations périodiques des emplois. De plus, un chef comptable peut superviser le spécialiste, s’attendant à ce que des rapports et des réunions réguliers fournissent des informations sur l’état du département et sur tout problème en cours qui doit être résolu.