Selon le type de bureau, un superviseur de bureau peut avoir de nombreuses responsabilités professionnelles différentes. En règle générale, un superviseur de bureau est responsable de la gestion des autres employés de bureau ainsi que de la gestion du bureau, y compris des tâches telles que la création d’horaires, l’embauche et la formation de nouveaux employés et l’entretien des fournitures et du matériel de bureau, entre autres. Le superviseur d’un bureau relèvera généralement de la haute direction.
Un superviseur de bureau peut travailler dans n’importe quel bureau de taille moyenne à grande avec un certain nombre de membres du personnel administratif. Il ou elle devra avoir d’excellentes compétences organisationnelles ainsi que la capacité de bien travailler avec d’autres personnes et de fournir un service client si nécessaire. Un superviseur doit être en mesure de créer des horaires de travail qui satisfont les besoins de l’entreprise ainsi que de prendre en compte les demandes des employés, comme pour les vacances ou les congés de maladie. Un superviseur peut également avoir besoin de planifier des réunions ou d’autres événements d’entreprise, ainsi que de rédiger des procès-verbaux de réunion.
Il est important qu’un superviseur de bureau connaisse et comprenne toutes les fonctions et les besoins du bureau. Il ou elle doit être capable de transmettre ces informations aux autres employés et de comprendre combien de temps chaque tâche devrait prendre. Étant donné qu’un superviseur de bureau peut être invité à aider la direction à embaucher de nouveaux employés, il est nécessaire d’avoir une idée claire des compétences requises pour réussir dans un environnement de bureau particulier. Il est également nécessaire de s’assurer que les tâches ne sont pas dupliquées et que chaque employé est nécessaire.
Au quotidien, un superviseur doit s’assurer que chaque employé reste concentré sur sa tâche et respecte les politiques de l’entreprise pour des problèmes tels que le comportement et le code vestimentaire. Si des problèmes surviennent entre des employés ou avec des clients ou des clients, un superviseur devra être disponible pour aider à résoudre le problème. Un superviseur de bureau devra également entretenir l’équipement dans le bureau, comme les photocopieuses ou les ordinateurs, ainsi que garder une trace des fournitures qui doivent être commandées.
D’autres tâches peuvent inclure la tenue de livres, les tâches comptables, la maintenance d’un système de fichiers, la réponse au téléphone et la réception et l’envoi de courrier de bureau, entre autres. Chaque bureau peut exiger une combinaison différente de tâches de la part de ses superviseurs et de son personnel administratif, et un superviseur doit être capable de faire son travail tout en étant un bon leader pour les autres employés. Il est important qu’un superviseur soit capable d’écouter les préoccupations, les idées et les suggestions des autres employés, d’innover dans la résolution des problèmes et de transmettre les préoccupations importantes à la haute direction.