Selon le type de bureau, un superviseur de bureau peut avoir de nombreuses responsabilit?s professionnelles diff?rentes. En r?gle g?n?rale, un superviseur de bureau est responsable de la gestion des autres employ?s de bureau ainsi que de la gestion du bureau, y compris des t?ches telles que la cr?ation d’horaires, l’embauche et la formation de nouveaux employ?s et l’entretien des fournitures et du mat?riel de bureau, entre autres. Le superviseur d’un bureau rel?vera g?n?ralement de la haute direction.
Un superviseur de bureau peut travailler dans n’importe quel bureau de taille moyenne ? grande avec un certain nombre de membres du personnel administratif. Il ou elle devra avoir d’excellentes comp?tences organisationnelles ainsi que la capacit? de bien travailler avec d’autres personnes et de fournir un service client si n?cessaire. Un superviseur doit ?tre en mesure de cr?er des horaires de travail qui satisfont les besoins de l’entreprise ainsi que de prendre en compte les demandes des employ?s, comme pour les vacances ou les cong?s de maladie. Un superviseur peut ?galement avoir besoin de planifier des r?unions ou d’autres ?v?nements d’entreprise, ainsi que de r?diger des proc?s-verbaux de r?union.
Il est important qu’un superviseur de bureau connaisse et comprenne toutes les fonctions et les besoins du bureau. Il ou elle doit ?tre capable de transmettre ces informations aux autres employ?s et de comprendre combien de temps chaque t?che devrait prendre. ?tant donn? qu’un superviseur de bureau peut ?tre invit? ? aider la direction ? embaucher de nouveaux employ?s, il est n?cessaire d’avoir une id?e claire des comp?tences requises pour r?ussir dans un environnement de bureau particulier. Il est ?galement n?cessaire de s’assurer que les t?ches ne sont pas dupliqu?es et que chaque employ? est n?cessaire.
Au quotidien, un superviseur doit s’assurer que chaque employ? reste concentr? sur sa t?che et respecte les politiques de l’entreprise pour des probl?mes tels que le comportement et le code vestimentaire. Si des probl?mes surviennent entre des employ?s ou avec des clients ou des clients, un superviseur devra ?tre disponible pour aider ? r?soudre le probl?me. Un superviseur de bureau devra ?galement entretenir l’?quipement dans le bureau, comme les photocopieuses ou les ordinateurs, ainsi que garder une trace des fournitures qui doivent ?tre command?es.
D’autres t?ches peuvent inclure la tenue de livres, les t?ches comptables, la maintenance d’un syst?me de fichiers, la r?ponse au t?l?phone et la r?ception et l’envoi de courrier de bureau, entre autres. Chaque bureau peut exiger une combinaison diff?rente de t?ches de la part de ses superviseurs et de son personnel administratif, et un superviseur doit ?tre capable de faire son travail tout en ?tant un bon leader pour les autres employ?s. Il est important qu’un superviseur soit capable d’?couter les pr?occupations, les id?es et les suggestions des autres employ?s, d’innover dans la r?solution des probl?mes et de transmettre les pr?occupations importantes ? la haute direction.