Les sociétés d’approvisionnement sont des entreprises qui passent des contrats avec des clients pour localiser et sécuriser divers types de ressources souhaitées par le client. Ce type d’entreprise peut être structuré pour rechercher, qualifier et se procurer des types de ressources spécifiques, comme des matières premières pour une usine textile, ou fournir des services permettant de localiser et de sécuriser tout type d’articles dont le client a besoin. Les entreprises de ce type peuvent établir des relations à long terme avec leurs clients, en acceptant plusieurs missions de manière continue, ou conclure un contrat pour accepter une seule mission d’un client. Le processus d’obtention des ressources nécessaires peut nécessiter très peu de temps et d’efforts, ou peut prendre des mois, selon les circonstances du client.
En fonctionnement réel, l’entreprise rencontrera le client pour évaluer les besoins et les désirs du client. Après s’être mis d’accord sur ce que l’entreprise doit trouver et sécuriser au nom du client, une période de recherche et d’enquête commence. Au cours de cette phase, la société d’approvisionnement identifiera et évaluera plusieurs sources pour les biens ou services souhaités, s’installant finalement sur quelques fournisseurs qui peuvent fournir ce qui est requis.
En plus de localiser et de qualifier les ressources pour le compte des clients, l’entreprise cherchera également à obtenir le meilleur prix possible pour le client. Cela comprend souvent la conduite de négociations préliminaires avec des fournisseurs potentiels pour obtenir autant de remise que possible sur les prix standard. Une fois que l’entreprise a obtenu les conditions les plus agréables possibles, l’information est communiquée au client, qui peut alors décider d’accepter ou non les conditions et conclure un accord contractuel avec le vendeur. Si les conditions ne conviennent pas au client, la société d’approvisionnement continue de chercher une autre solution.
En termes de paiement, une société d’approvisionnement peut facturer un taux forfaitaire, en fonction de la nature de la mission. D’autres peuvent facturer un taux horaire en vigueur pour toutes les consultations, les heures consacrées à la recherche de fournisseurs potentiels des ressources nécessaires et le temps passé à qualifier les candidats. L’entreprise elle-même n’est généralement pas partie au contrat réel qui en résulte entre le client et le vendeur. La responsabilité finale du contrat incombe à ces deux parties, l’entreprise n’agissant qu’en tant que facilitateur.
Les entreprises ont parfois recours à une société d’approvisionnement pour trouver ce dont elles ont besoin, sans avoir à mettre de côté certaines de leurs propres ressources pour gérer le processus de recherche et de qualification de vendeurs ou de fournisseurs potentiels. Souvent, l’utilisation de services d’approvisionnement pour ces fonctions peut économiser beaucoup d’argent et de temps, permettant à l’entreprise de commencer à profiter des fruits de la nouvelle relation avec le fournisseur et, espérons-le, d’améliorer le fonctionnement et la rentabilité de l’entreprise.