Les réceptionnistes scolaires sont des professionnels qui soutiennent les administrateurs dans un environnement éducatif en remplissant un large éventail de tâches de bureau et en fournissant un service à la clientèle. Ces personnes doivent être extraverties et posséder de solides compétences en communication écrite et verbale en plus d’avoir des diplômes d’études secondaires ou des certifications équivalentes. Une personne qui travaille comme réceptionniste scolaire a le devoir de répondre aux besoins du public ainsi que de gérer les documents écrits de son organisation. Il ou elle est également responsable d’utiliser les technologies de bureau de manière appropriée et de se tenir au courant des pratiques des corporations scolaires.
Un devoir principal d’un réceptionniste d’école est de répondre aux besoins des membres du public. Par exemple, il ou elle fournit des informations aux parents ou aux élèves qui visitent le bureau de l’école et les oriente vers le personnel ou les lieux appropriés si nécessaire. Ce type de personne répond également aux appels téléphoniques, transférant les appelants à d’autres employés ou fonctionnaires selon les besoins. Par conséquent, il ou elle doit avoir de solides compétences en service à la clientèle et utiliser régulièrement une étiquette téléphonique appropriée. Parfois, il ou elle devra peut-être faire en sorte que les devoirs soient envoyés à la maison aux élèves absents ou garder une trace des appels d’absence des élèves et des parents.
Le suivi des documents d’une institution constitue une autre tâche importante dans un poste dans ce domaine. Une personne qui souhaite devenir réceptionniste scolaire doit être organisée afin d’obtenir des données, de conserver les dossiers scolaires et de distribuer le courrier aux employés de bureau rapidement et avec précision. Il ou elle peut également être chargé de classer les plans de cours des enseignants et de tenir un registre des absences des membres du corps professoral en plus d’autres dossiers.
Quelqu’un qui travaille dans ce domaine professionnel doit également savoir utiliser les technologies de bureau. Il ou elle doit savoir comment faire fonctionner les équipements de bureau tels que les télécopieurs ou les copieurs, ainsi qu’utiliser les logiciels de présence et les logiciels de traitement de texte pour rédiger la correspondance et les rapports destinés aux chefs d’établissement. Pour cette raison, une réceptionniste d’école doit avoir de solides compétences en dactylographie.
Rester à jour sur les politiques d’un district scolaire est nécessaire lorsque vous travaillez dans cette industrie. Un professionnel de ce domaine professionnel doit se tenir au courant des règles de santé et de sécurité de son établissement pour s’assurer qu’il travaille en toute sécurité et assure la sécurité des autres étudiants et invités. Garder ses connaissances des technologies commerciales ainsi que des techniques pour accomplir des tâches telles que le classement aussi à jour que possible est en outre nécessaire pour une personne qui travaille comme réceptionniste d’école. Il ou elle doit également être en mesure de former les nouveaux employés sur les nouveaux protocoles et procédures.