« Bill and hold » est un terme utilisé pour désigner un accord entre un acheteur et un vendeur dans lequel l’acheteur est facturé pour des biens ou des services qui n’ont pas été réellement reçus. L’idée est que les produits soient fournis à l’acheteur à une date ultérieure convenue. Dans le cadre de l’accord, le vendeur s’engage à mettre de côté ces produits pour l’acheteur, à fournir un stockage temporaire pour ces produits et à exécuter la livraison de la commande une fois le paiement reçu et enregistré.
Un arrangement de facturation et de conservation peut être illustré avec l’exemple d’une entreprise qui passe une commande pour un grand nombre de crayons à un fournisseur. L’acheteur peut souhaiter régler la commande dans l’exercice comptable en cours mais ne vouloir prendre possession des crayons qu’à une date ultérieure, éventuellement en raison de la nécessité de dégager de l’espace pour les crayons dans une zone de stockage. Dans ce scénario, le vendeur accepte de traiter la commande et de séparer les crayons pour remplir la commande du reste de son inventaire. Pendant ce délai, l’acheteur effectue le paiement de la commande et le vendeur enregistre l’achat dans la comptabilité clients. A la date convenue par les deux parties, le vendeur expédie les crayons à l’adresse indiquée par l’acheteur. A réception des crayons expédiés, la commande est considérée comme exécutée par les deux parties.
Bien qu’une approche de facturation et de retenue puisse parfois être bénéfique à la fois pour l’acheteur et le vendeur, la gestion du processus peut nécessiter des efforts supplémentaires. Les acheteurs doivent garder une trace des dates de livraison prévues ainsi que soumettre le paiement pour les marchandises qui ne sont pas encore reçues. Ne pas le faire peut gonfler l’inventaire réel et donner une fausse impression des ressources réellement disponibles pour être utilisées dans divers processus métier. Le vendeur doit également suivre la quantité d’inventaire qui a été engagée pour l’acheteur et s’assurer de ne pas utiliser cet inventaire pour remplir d’autres commandes en attente.
Outre les pièges potentiels, il est important de reconnaître que l’utilisation d’un mécanisme de facturation et de conservation n’est pas toujours considérée avec la faveur de divers organismes de réglementation et doit être menée conformément à des exigences très strictes. Par exemple, la Securities and Exchange Commission des États-Unis ne considère pas que la propriété des produits passe du vendeur à l’acheteur tant que l’acheteur n’est pas en possession effective de ces produits, moment auquel l’acheteur est en mesure de jouir de tous les droits et responsabilités liés à cette propriété. Cela peut signifier que l’acheteur doit respecter certaines réglementations en termes de comptabilisation des fonds dépensés pour l’achat afin de se conformer aux décisions et réglementations de la SEC. Dans les pays où un processus de facturation et de retenue est plus couramment utilisé, les acheteurs et les vendeurs doivent gérer le processus comptable associé de sorte qu’il ne soit pas question de l’état actuel d’une commande, y compris si elle a effectivement été reçue ou si la livraison est toujours en attendant.