L’incorporation par référence est une pratique lorsqu’un document inclut une mention d’un deuxième document, avec un langage indiquant que le deuxième document doit être considéré comme faisant partie du premier. Le deuxième document est généralement annexé au premier pour révision, mais plutôt que d’être traité comme un additif au document original, il est lu comme s’il était entièrement intégré au document original. Les gens doivent utiliser cette pratique avec prudence, car il peut y avoir des cas où elle n’est pas considérée comme juridiquement valable.
Cette pratique date d’une époque où les documents juridiques étaient laborieusement produits à la main ou à la machine à écrire. Reproduire du texte pour l’inclure dans un autre document était un processus laborieux et les gens l’incorporaient plutôt par référence, en mentionnant l’autre document et en joignant une copie. Afin d’être considéré comme valide, le document joint doit être clairement discuté et décrit dans l’original, en indiquant clairement qu’il est bien destiné à être incorporé.
La décision d’incorporer par référence peut économiser de l’espace et du temps dans le processus de rédaction d’un document juridique. Ceux-ci peuvent être des préoccupations importantes avec certains types de documents, où la citation de références en ligne avec le texte pourrait être un processus laborieux. Tant que les références sont claires et que les documents sont joints de manière appropriée, la pratique est généralement valide et considérée comme acceptable. Tous les avocats ne connaissent pas les normes relatives aux documents juridiques et s’il y a des questions quant à savoir si une incorporation par renvoi sera autorisée, il est conseillé de consulter un expert juridique pour obtenir des conseils.
Les testaments sont le domaine où une incorporation par renvoi peut devenir particulièrement problématique. On craint que des personnes puissent joindre des documents falsifiés à un testament, en s’attendant à ce que les clauses de ces documents soient exécutées avec l’original. Si des documents sont annexés après la page signée par les témoins, il serait possible pour quelqu’un de les ajouter après que le testament a été attesté dans l’espoir de les faire passer pour valides.
Dans un testament, si des personnes souhaitent incorporer par renvoi, le testament lui-même doit indiquer clairement que les documents joints sont destinés à être lus dans le cadre du testament et les descriptions ne peuvent pas être vagues, car il ne doit y avoir aucune place pour les substitutions. Dans le cas d’un olographe, d’un testament écrit à la main et sans témoin, si le document est utilisé comme pièce jointe à un testament, il doit s’agir de l’original et non d’une copie.