Les débiteurs commerciaux sont des clients qui bénéficient de privilèges de crédit étendus à l’achat, mais qui n’ont pas encore réglé intégralement ces soldes impayés. Ces soldes comprennent les comptes débiteurs du fournisseur ou du vendeur et sont suivis de façon continue. Selon les termes des contrats d’achat entre le fournisseur et chacun des débiteurs commerciaux, des intérêts ou des frais financiers peuvent être appliqués aux soldes impayés qui sont reportés d’une période de facturation à la suivante.
L’extension des privilèges de crédit est une stratégie qui peut profiter à la fois aux fournisseurs et aux débiteurs commerciaux. Les clients ont la possibilité d’effectuer des achats essentiels et de tirer parti de la dette afin qu’elle soit remboursée sur une période prolongée, en fonction des conditions générales qui s’appliquent au contrat de crédit. Dans le même temps, le fournisseur est en mesure de générer des ventes qui se traduisent finalement par des revenus pour l’entreprise, ce qui permet à l’opération de réaliser un profit. À mesure que les clients effectuent des paiements sur les soldes impayés, l’entreprise bénéficie d’un flux de trésorerie qui lui permet de payer les coûts d’exploitation et de continuer à produire davantage de biens et de services qui sont vendus à la clientèle.
Le suivi de l’activité de paiement des débiteurs commerciaux est important pour maintenir la solvabilité financière de l’entreprise. La plupart des entreprises établiront des normes pour le paiement des factures ou des achats impayés. Selon la structure du contrat de crédit, les clients peuvent être tenus de verser le paiement de chaque facture dans un certain nombre de jours calendaires, ou se voir imposer un certain type de frais financiers supplémentaires ou de frais de retard. Avec un accord de crédit renouvelable, le client doit payer un montant minimum à chaque période de facturation afin de maintenir le compte client en règle. Certaines entreprises offriront même des incitations telles que de petites remises sur leurs prochains achats si les factures sont réglées dans les délais spécifiés.
Lorsque les débiteurs commerciaux commencent à présenter un historique de paiement qui inclut des retards de paiement continus, le fournisseur peut prendre des mesures pour limiter les achats futurs, au moins jusqu’à ce que les soldes des comptes courants soient entièrement remboursés. Cela est particulièrement vrai si le fournisseur a des raisons de croire que le débiteur est sur le point de connaître des difficultés financières importantes, pouvant aller jusqu’à la faillite. Afin de déterminer s’il y a lieu de s’inquiéter, le fournisseur peut enquêter sur le débiteur en extrayant des rapports de crédit et en consultant d’autres sources commerciales. Ce type d’action est nécessaire afin de protéger les intérêts du fournisseur et d’éviter les défauts qui pourraient créer des problèmes de trésorerie importants pour l’entreprise.