Les talons de paie sont généralement joints à un chèque de paie, résumant les heures travaillées, le taux de rémunération et toute retenue à la source. Ils sont utiles pour s’assurer que le chèque de paie a été calculé correctement et pour suivre les revenus et les déductions. Bien que les talons de paie de chaque entreprise puissent sembler différents, ils doivent contenir les mêmes informations de base. Il doit refléter exactement combien est retenu sur le chèque de paie et pourquoi. Les retenues typiques comprennent les paiements d’impôts fédéraux et d’État, les paiements d’assurance-maladie et de sécurité sociale (aux États-Unis) et les cotisations versées aux régimes d’assurance ou aux comptes d’épargne-santé.
Les talons de paie peuvent également indiquer les congés de maladie ou les indemnités de vacances disponibles, ce qui est précieux car cela permet à l’employé de suivre le temps personnel ou de maladie disponible. Ils contiennent également généralement un journal du montant du revenu cumulatif de l’année, et ils peuvent même indiquer des éléments tels que le temps travaillé dans une entreprise ou les heures travaillées au cours d’une année. Un talon de paie indiquera également le montant qu’un employé cotise à un régime de retraite, les cotisations de contrepartie d’un employeur, les cotisations au compte d’épargne santé et les déductions pour les primes d’assurance.
En raison du fait que les talons de paie contiennent des informations si importantes sur le statut, le taux de rémunération et les retenues d’un employé, il y a souvent une question que les gens se posent à leur sujet : combien de temps doivent-ils être conservés ?
Dans la plupart des cas, les talons de paie doivent être conservés jusqu’à ce que l’on produise des déclarations de revenus annuelles. Alors que les employeurs devraient remettre aux employés un dernier relevé de fin d’année avant le 31 janvier, il est utile de conserver les talons de paie pour comparer les montants pour plus de précision. La plupart des experts recommandent de conserver les dossiers fiscaux pendant sept ans.
Il est important de s’assurer que les talons de paie sont éliminés correctement en les déchiquetant, car ils peuvent facilement être utilisés pour voler des informations personnelles importantes, y compris des éléments tels que le numéro de sécurité sociale et la date de naissance.