Lorsque vous ?crivez une lettre commerciale, vous devez suivre certains formats. Les formats varient et ? moins que vous ne preniez un cours sur la r?daction de lettres, il se peut que les gens ne mesurent pas sp?cifiquement la distance entre le haut de la page et vos adresses, et entre les adresses r?pertori?es et votre salutation. L’aspect le plus important lorsque vous ?crivez une lettre commerciale est de rendre votre objectif – pourquoi vous ?crivez la lettre – tr?s clair. N?anmoins, vous devez vous familiariser avec un format de base avant de commencer ? vous demander quoi et comment vous allez ?crire.
Si vous utilisez un programme de traitement de texte, v?rifiez votre programme pour les mod?les de lettres commerciales. Ceux-ci peuvent vous faciliter la t?che car ils ont pr?d?fini les marges et vous indiquent g?n?ralement exactement o? placer des ?l?ments tels que des adresses. Si vous ne disposez pas d’un tel mod?le, votre lettre peut ?tre format?e de deux mani?res. Le premier est appel? format de bloc et le second format en retrait. Sauf indication contraire, vous pouvez utiliser l’un ou l’autre format ou l’une de leurs variantes. La grande diff?rence entre les deux formats est que les paragraphes n’ont pas d’indentations et que le texte peut ?tre justifi? afin que chaque ligne ait la m?me longueur. Dans le format en retrait, toutes les lignes n’auront pas exactement la m?me longueur et la premi?re phrase de chaque paragraphe sera en retrait de cinq espaces.
Peu de variations existent avec chaque format, donc cette explication visera une fa?on d’?crire rapidement une lettre commerciale, en utilisant le format bloc, sans justifier votre texte. La lettre commerciale doit avoir les marges suivantes : un pouce (2.54 cm) en haut, en bas, ? gauche et ? droite. V?rifiez votre programme de traitement de texte avant de commencer et d?finissez ces marges si n?cessaire. La police doit ?tre de 12 points, et Times New Roman est le choix pr?f?r?.
Si vous tapez sur du papier ? en-t?te de l’entreprise, vous n’avez pas besoin de commencer la lettre par votre adresse. Si vous utilisez du papier standard, commencez par la marge sup?rieure avec votre adresse. Il est inutile d’inclure votre nom avec votre adresse. Indiquez simplement votre adresse, et si vous le souhaitez, votre num?ro de t?l?phone et votre e-mail. Ajoutez une date directement apr?s l’adresse. Vous pouvez indenter votre adresse pour qu’elle affleure la marge de droite, mais elle peut simplement commencer ? la marge de gauche, ce qui est plus facile.
Sautez une ligne et ?crivez le nom de la personne ? qui vous ?crivez, son titre ou sa soci?t? et son adresse. Chaque entr?e comme le nom, le titre et l’adresse postale doit ?tre sur une ligne distincte. La ville, l’?tat et le code postal doivent constituer la derni?re ligne. L’ordre suivant est n?cessaire pour l’adresse : Soci?t?, Personne, Titre et Adresse.
Sautez une autre ligne et commencez par votre salutation. Cela devrait ?tre formel. Si vous ?crivez ? Mme Smith, vous ?crivez Ch?re Mme Smith :. Utilisez un deux-points au lieu d’une virgule apr?s la salutation.
Espacez une ligne et commencez votre premier paragraphe du corps. Assurez-vous d’indiquer clairement l’intention de la lettre dans ce premier paragraphe. Utilisez des paragraphes suppl?mentaires, avec un espace entre les deux, au besoin pour d?velopper votre point ou donner des exemples. Apr?s avoir termin? les paragraphes du corps, sautez une ligne et ?crivez ? Cordialement ?, votre remarque de cl?ture, puis sautez environ trois ? quatre lignes avant de taper votre nom et votre titre si vous en avez un. Avant que la lettre commerciale ne soit post?e, n’oubliez pas de signer physiquement votre nom ? l’encre noire dans l’espace entre votre fermeture et votre nom dactylographi?.
L’objectif lorsque vous ?crivez une lettre d’affaires est de transmettre efficacement votre point de vue. Vous ne pouvez pas ?tre efficace si votre lettre est truff?e d’erreurs. Ne vous contentez pas d’effectuer une v?rification orthographique, mais examinez ?galement votre papier pour toute erreur grammaticale, mots souvent confus et probl?mes de ponctuation. Lisez la lettre ? haute voix pour vous assurer que vous exprimez clairement votre point de vue. Utilisez un langage simple, mais ?vitez les contractions ou tout autre argot. Une lettre commerciale bien r?dig?e qui va directement au but est tr?s importante, surtout si vous ?crivez d’une autre entreprise. Votre capacit? ? r?diger une lettre commerciale facile ? comprendre et sans erreur refl?te le professionnalisme de votre entreprise.
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