Lorsque vous écrivez une lettre commerciale, vous devez suivre certains formats. Les formats varient et à moins que vous ne preniez un cours sur la rédaction de lettres, il se peut que les gens ne mesurent pas spécifiquement la distance entre le haut de la page et vos adresses, et entre les adresses répertoriées et votre salutation. L’aspect le plus important lorsque vous écrivez une lettre commerciale est de rendre votre objectif – pourquoi vous écrivez la lettre – très clair. Néanmoins, vous devez vous familiariser avec un format de base avant de commencer à vous demander quoi et comment vous allez écrire.
Si vous utilisez un programme de traitement de texte, vérifiez votre programme pour les modèles de lettres commerciales. Ceux-ci peuvent vous faciliter la tâche car ils ont prédéfini les marges et vous indiquent généralement exactement où placer des éléments tels que des adresses. Si vous ne disposez pas d’un tel modèle, votre lettre peut être formatée de deux manières. Le premier est appelé format de bloc et le second format en retrait. Sauf indication contraire, vous pouvez utiliser l’un ou l’autre format ou l’une de leurs variantes. La grande différence entre les deux formats est que les paragraphes n’ont pas d’indentations et que le texte peut être justifié afin que chaque ligne ait la même longueur. Dans le format en retrait, toutes les lignes n’auront pas exactement la même longueur et la première phrase de chaque paragraphe sera en retrait de cinq espaces.
Peu de variations existent avec chaque format, donc cette explication visera une façon d’écrire rapidement une lettre commerciale, en utilisant le format bloc, sans justifier votre texte. La lettre commerciale doit avoir les marges suivantes : un pouce (2.54 cm) en haut, en bas, à gauche et à droite. Vérifiez votre programme de traitement de texte avant de commencer et définissez ces marges si nécessaire. La police doit être de 12 points, et Times New Roman est le choix préféré.
Si vous tapez sur du papier à en-tête de l’entreprise, vous n’avez pas besoin de commencer la lettre par votre adresse. Si vous utilisez du papier standard, commencez par la marge supérieure avec votre adresse. Il est inutile d’inclure votre nom avec votre adresse. Indiquez simplement votre adresse, et si vous le souhaitez, votre numéro de téléphone et votre e-mail. Ajoutez une date directement après l’adresse. Vous pouvez indenter votre adresse pour qu’elle affleure la marge de droite, mais elle peut simplement commencer à la marge de gauche, ce qui est plus facile.
Sautez une ligne et écrivez le nom de la personne à qui vous écrivez, son titre ou sa société et son adresse. Chaque entrée comme le nom, le titre et l’adresse postale doit être sur une ligne distincte. La ville, l’état et le code postal doivent constituer la dernière ligne. L’ordre suivant est nécessaire pour l’adresse : Société, Personne, Titre et Adresse.
Sautez une autre ligne et commencez par votre salutation. Cela devrait être formel. Si vous écrivez à Mme Smith, vous écrivez Chère Mme Smith :. Utilisez un deux-points au lieu d’une virgule après la salutation.
Espacez une ligne et commencez votre premier paragraphe du corps. Assurez-vous d’indiquer clairement l’intention de la lettre dans ce premier paragraphe. Utilisez des paragraphes supplémentaires, avec un espace entre les deux, au besoin pour développer votre point ou donner des exemples. Après avoir terminé les paragraphes du corps, sautez une ligne et écrivez « Cordialement », votre remarque de clôture, puis sautez environ trois à quatre lignes avant de taper votre nom et votre titre si vous en avez un. Avant que la lettre commerciale ne soit postée, n’oubliez pas de signer physiquement votre nom à l’encre noire dans l’espace entre votre fermeture et votre nom dactylographié.
L’objectif lorsque vous écrivez une lettre d’affaires est de transmettre efficacement votre point de vue. Vous ne pouvez pas être efficace si votre lettre est truffée d’erreurs. Ne vous contentez pas d’effectuer une vérification orthographique, mais examinez également votre papier pour toute erreur grammaticale, mots souvent confus et problèmes de ponctuation. Lisez la lettre à haute voix pour vous assurer que vous exprimez clairement votre point de vue. Utilisez un langage simple, mais évitez les contractions ou tout autre argot. Une lettre commerciale bien rédigée qui va directement au but est très importante, surtout si vous écrivez d’une autre entreprise. Votre capacité à rédiger une lettre commerciale facile à comprendre et sans erreur reflète le professionnalisme de votre entreprise.