Les menues dépenses sont des dépenses qui surviennent dans le cadre de la conduite des affaires ou des affaires personnelles nécessitant des paiements immédiats en espèces, mettant littéralement une personne «hors de sa poche» pour couvrir ces dépenses. Certaines de ces dépenses peuvent être déductibles d’impôt, si elles entrent dans certaines catégories, et d’autres peuvent être éligibles à un remboursement, permettant aux personnes d’être indemnisées pour les dépenses inattendues en espèces. Les reçus doivent être conservés dans les deux cas pour documenter soigneusement les dépenses.
Les employés qui mènent des affaires au nom d’un employeur peuvent avoir des dépenses personnelles telles que des péages, un déjeuner pour un client, des fournitures pour accomplir une tâche, etc. Tant que les activités de l’employé ont été spécifiquement demandées et approuvées par l’employeur, l’employeur peut offrir un remboursement. Dans d’autres cas, les employés peuvent déclarer ces dépenses sur une déclaration de revenus, car elles sont associées au coût de traitement des tâches assignées au travail.
Les employeurs disposant d’un personnel de confiance peuvent avoir d’autres méthodes pour gérer les dépenses personnelles, telles que l’émission de cartes de crédit ou de chèques en blanc, ou l’autorisation des employés de facturer des dépenses sur un compte d’entreprise. Dans d’autres cas, les employés doivent soumettre la documentation des dépenses engagées lors de l’exécution du travail au nom de l’entreprise afin qu’elles puissent être examinées. S’il est approuvé, un chèque sera émis pour compenser, ou les employés seront payés sur une petite caisse.
Les dépenses personnelles sont parfois déductibles. Les frais médicaux, la couverture des frais non pris en charge par les régimes d’assurance peuvent être déductibles. S’ils sont élevés, ils sont généralement plus élevés que la déduction forfaitaire, créant une incitation à détailler sur une déclaration d’impôt. Les dons à des organismes de bienfaisance sont également considérés comme une forme de dépense directe, car la personne verse des paiements en espèces à l’avance.
Les paiements pour des biens et services utilisés sur une période donnée ne sont pas admissibles. Ainsi, l’essence et les péages sont des dépenses personnelles, mais l’assurance automobile et l’immatriculation ne le sont pas. Les personnes utilisant des voitures pour les affaires de l’entreprise peuvent toutefois réclamer des frais de kilométrage pour les compenser pour l’usure de la voiture, ainsi que pour les dépenses indirectes comme l’assurance. De même, les primes d’assurance-maladie ne sont pas des frais remboursables, mais les quotes-parts lors des visites chez le médecin le seraient. Habituellement, il est facile de déterminer si une dépense est considérée comme un déboursé ; s’il s’agit d’un service ou d’un bien utilisé immédiatement, plutôt que d’un investissement dans un service à long terme, il s’agit généralement d’une dépense directe.