Les coûts d’exploitation – également appelés dépenses d’exploitation, dépenses récurrentes, frais généraux ou marges d’exploitation – sont les coûts quotidiens d’exploitation d’une entreprise. Un autre terme pour ces dépenses est la marge d’exploitation car c’est la différence entre les coûts d’exploitation d’une entreprise et son revenu brut qui constitue son bénéfice. Les charges d’exploitation sont classées en fixe ou en variable et plus le nombre de charges fixes est élevé, plus il est facile d’établir un budget commercial mensuel. Surtout à une époque où les rapports économiques et les dépenses de consommation discrétionnaires sont moins favorables, les spécialistes des affaires recommandent d’établir un budget et des interventions pour réduire les coûts d’exploitation afin d’augmenter les profits. Le réexamen des dépenses, l’évaluation des méthodes commerciales et la bonne frugalité à l’ancienne font partie des recommandations pour réduire les coûts d’exploitation.
La première étape à franchir pour réduire les coûts d’exploitation est d’examiner les dépenses d’exploitation une par une et de déterminer si des options moins coûteuses sont disponibles. L’espace commercial loué pour l’entreprise à l’étude doit être évalué afin de déterminer si des locaux plus petits pourraient être utilisés ou un montant de location moins cher négocié à la fin du bail actuel. Selon le type d’entreprise, moins d’espace peut être requis si moins d’inventaire est conservé sur place. L’établissement d’un accord d’expédition avec une entreprise de livraison pour livrer les fournitures selon les besoins peut en fait réduire les coûts d’exploitation en réduisant l’espace requis et les heures de travail précédemment consacrées à la comptabilisation de cet inventaire.
Les experts commerciaux recommandent également d’évaluer les dépenses des services publics pour réduire les coûts d’exploitation. L’examen du service téléphonique de l’entreprise par rapport à celui de ses concurrents pourrait permettre de trouver des forfaits d’appel ou téléphoniques moins chers. La plupart des compagnies d’électricité proposent un coût mensuel moyen qui permet à une entreprise de comptabiliser sa facture d’électricité comme une dépense fixe. Des astuces pour économiser l’énergie comme éteindre les lumières inutilisées, installer un éclairage fluorescent moins coûteux, changer le thermostat de quelques degrés ou éliminer les appareils électriques ou les machines inutiles sont d’autres moyens de réduire les coûts d’exploitation.
La diminution des dépenses de fournitures de bureau et de l’utilisation du papier constituent d’autres mesures à prendre pour réduire les coûts d’exploitation. Les documents anciennement classés dans des classeurs peuvent désormais être numérisés électroniquement et enregistrés pour une récupération ultérieure en ligne ou à partir d’un DVD. De nombreuses factures et factures de clients et de fournisseurs sont désormais acceptées par courrier électronique, tout comme de nombreux types de correspondance client. Toutes ces interventions permettent d’économiser du temps, de l’espace, des frais de port, des coûts d’approvisionnement et des heures de travail.
Une autre méthode utilisée pour réduire les coûts d’exploitation consiste à évaluer l’utilisation des services bancaires par les entreprises. Selon l’entreprise spécifique et ses besoins financiers, l’examen d’autres options bancaires peut réduire les coûts d’exploitation, en particulier si la banque facture des frais mensuels pour le compte d’entreprise. Les banques concurrentes et en particulier les coopératives de crédit offrent souvent des services bancaires aux entreprises sans frais. L’utilisation du paiement de factures en ligne peut également réduire les coûts d’exploitation en éliminant les frais de chèque et d’affranchissement.