La gestion du grand livre général est un processus par lequel les entreprises supervisent l’enregistrement et la déclaration des chiffres financiers dans leurs livres comptables. Différents types de systèmes de gestion peuvent être en place pour qu’une entreprise préserve son intégrité financière. Quelques systèmes de gestion du grand livre peuvent inclure la comptabilité financière, les audits internes et externes ou la séparation des tâches. Le propriétaire, les dirigeants ou le directeur financier d’une entreprise peuvent être responsables de l’établissement de ces directives. Le fait de ne pas gérer correctement le grand livre général peut entraîner des rapports financiers médiocres pour une entreprise.
Les pratiques de comptabilité financière standard sont parmi les méthodes les plus courantes qu’une entreprise peut utiliser dans la gestion du grand livre. Ces pratiques comprennent l’utilisation de grands livres, de journaux, de comptes financiers et d’autres outils comptables. Les comptables sont chargés de superviser les données enregistrées dans ces différents outils comptables. À des moments précis au cours des mois, les comptables réconcilient et examinent les livres comptables pour en vérifier l’exactitude, en gérant le grand livre de manière systématique. Les superviseurs et autres effectuent l’examen final de ce processus dans une entreprise.
Les audits internes et externes sont d’autres moyens pour une entreprise de s’engager dans la gestion du grand livre. Les audits internes nécessitent l’utilisation d’employés non associés au service comptable pour examiner les livres comptables. Cela permet à la haute direction de l’entreprise de s’assurer que les comptables gèrent correctement les transactions financières. Un audit externe nécessite le recours à un cabinet comptable externe pour examiner les livres comptables de l’entreprise afin de s’assurer qu’elle respecte les normes comptables nationales. Ce processus de gestion du grand livre est destiné aux parties prenantes externes, leur permettant de comprendre dans quelle mesure l’entreprise gère les transactions financières.
Afin de garantir correctement l’absence de fraude et de détournement de fonds, une entreprise se livre souvent à la séparation des tâches. Cette pratique comptable limite le nombre de tâches comptables qu’une personne peut accomplir dans l’entreprise. La gestion du grand livre général peut impliquer de nombreuses activités différentes, de sorte qu’une personne peut tenter de commettre une fraude et la dissimuler. Par exemple, collecter et compter les espèces, rédiger et déposer des dépôts et envoyer l’argent à la banque sont toutes des activités courantes de gestion de trésorerie. Un employé qui accomplit toutes ces activités peut avoir la possibilité de détourner des fonds sans se faire remarquer.
La gestion du grand livre général est un processus qui évolue au fil du temps. Au fur et à mesure qu’une entreprise grandit et se développe, ses pratiques comptables évolueront également. Les entreprises devront trouver des moyens nouveaux et efficaces de gérer les tâches comptables quotidiennes. L’embauche d’employés et la création de manuels comptables sont parmi les moyens les plus courants d’y parvenir.