Chaque organisation qui achète des biens ou des services a des procédures d’approvisionnement standard, les méthodes qu’elles utilisent pour acquérir ces choses. Ces procédures couvrent tous les aspects du cycle d’approvisionnement, y compris la sélection du fournisseur, les négociations contractuelles, la passation des commandes et le paiement. Toutes les entreprises ont des procédures d’approvisionnement et elles sont utilisées pour contrôler les dépenses, s’assurer que les approbations appropriées sont en place et réduire le risque de trop-payé. L’activité d’approvisionnement ou d’achat englobe toutes les activités de dépenses, à l’exclusion de la paie, et représente souvent plus de 50 % de toutes les dépenses.
La principale force motrice pour le développement des procédures de passation des marchés est de contrôler toutes les dépenses. Les procédures réelles utilisées peuvent varier légèrement mais seront similaires. Un processus d’approbation approprié implique généralement une séparation des tâches et l’implication de cadres supérieurs pour les transactions qui coûteront plus qu’un prix spécifique. Une autre procédure standard d’achat consiste à limiter l’accès aux bons de commande et à exiger l’autorisation signée d’un responsable autre que la personne utilisant les biens. Cette séparation du destinataire des marchandises et de l’approbation est conçue pour garantir qu’un membre du personnel supérieur est au courant de la commande et peut confirmer que les matériaux sont nécessaires et seront utilisés à des fins appropriées.
Une autre procédure d’approvisionnement courante consiste à créer une liste restreinte de fournisseurs pré-approuvés pour des produits spécifiques. Les fournisseurs sont ajoutés à la liste par le biais d’un processus d’appel d’offres qui se déroule selon un calendrier. Ce processus est conçu pour être transparent et pour fournir à l’entreprise la possibilité d’obtenir des remises sur les prix, de respecter les normes de qualité et d’assurer la rapidité de livraison.
Les risques pour une entreprise sans procédures d’approvisionnement appropriées sont les dépenses excessives, l’impossibilité d’obtenir un bon rapport qualité-prix et la fraude à l’achat. De nombreuses personnes qui n’ont aucune formation en comptabilité ou en approvisionnement n’apprécient pas les étapes d’une demande d’achat. Ces processus, cependant, sont conçus pour économiser du temps et de l’argent.
D’autres procédures de passation de marchés courantes incluent la définition de seuils de valeur qui déclenchent différentes activités de passation des marchés. Par exemple, les achats qui coûtent plus qu’un certain montant peuvent nécessiter l’approbation d’un bon de commande par deux niveaux de gestion. Un bon de commande pour un prix beaucoup plus élevé peut nécessiter l’émission d’une proposition.
Dans certains cas, les entreprises peuvent être tenues de défendre leurs contrats d’achat. Si un fournisseur qui a participé au processus d’appel d’offres estime qu’il n’a pas eu la possibilité de concourir, une action en justice peut être intentée. Le droit des contrats est une source d’activité juridique importante et les entreprises dotées de procédures de passation de marchés solides sont les mieux placées pour défendre leurs décisions commerciales.