Chaque organisation qui ach?te des biens ou des services a des proc?dures d’approvisionnement standard, les m?thodes qu’elles utilisent pour acqu?rir ces choses. Ces proc?dures couvrent tous les aspects du cycle d’approvisionnement, y compris la s?lection du fournisseur, les n?gociations contractuelles, la passation des commandes et le paiement. Toutes les entreprises ont des proc?dures d’approvisionnement et elles sont utilis?es pour contr?ler les d?penses, s’assurer que les approbations appropri?es sont en place et r?duire le risque de trop-pay?. L’activit? d’approvisionnement ou d’achat englobe toutes les activit?s de d?penses, ? l’exclusion de la paie, et repr?sente souvent plus de 50 % de toutes les d?penses.
La principale force motrice pour le d?veloppement des proc?dures de passation des march?s est de contr?ler toutes les d?penses. Les proc?dures r?elles utilis?es peuvent varier l?g?rement mais seront similaires. Un processus d’approbation appropri? implique g?n?ralement une s?paration des t?ches et l’implication de cadres sup?rieurs pour les transactions qui co?teront plus qu’un prix sp?cifique. Une autre proc?dure standard d’achat consiste ? limiter l’acc?s aux bons de commande et ? exiger l’autorisation sign?e d’un responsable autre que la personne utilisant les biens. Cette s?paration du destinataire des marchandises et de l’approbation est con?ue pour garantir qu’un membre du personnel sup?rieur est au courant de la commande et peut confirmer que les mat?riaux sont n?cessaires et seront utilis?s ? des fins appropri?es.
Une autre proc?dure d’approvisionnement courante consiste ? cr?er une liste restreinte de fournisseurs pr?-approuv?s pour des produits sp?cifiques. Les fournisseurs sont ajout?s ? la liste par le biais d’un processus d’appel d’offres qui se d?roule selon un calendrier. Ce processus est con?u pour ?tre transparent et pour fournir ? l’entreprise la possibilit? d’obtenir des remises sur les prix, de respecter les normes de qualit? et d’assurer la rapidit? de livraison.
Les risques pour une entreprise sans proc?dures d’approvisionnement appropri?es sont les d?penses excessives, l’impossibilit? d’obtenir un bon rapport qualit?-prix et la fraude ? l’achat. De nombreuses personnes qui n’ont aucune formation en comptabilit? ou en approvisionnement n’appr?cient pas les ?tapes d’une demande d’achat. Ces processus, cependant, sont con?us pour ?conomiser du temps et de l’argent.
D’autres proc?dures de passation de march?s courantes incluent la d?finition de seuils de valeur qui d?clenchent diff?rentes activit?s de passation des march?s. Par exemple, les achats qui co?tent plus qu’un certain montant peuvent n?cessiter l’approbation d’un bon de commande par deux niveaux de gestion. Un bon de commande pour un prix beaucoup plus ?lev? peut n?cessiter l’?mission d’une proposition.
Dans certains cas, les entreprises peuvent ?tre tenues de d?fendre leurs contrats d’achat. Si un fournisseur qui a particip? au processus d’appel d’offres estime qu’il n’a pas eu la possibilit? de concourir, une action en justice peut ?tre intent?e. Le droit des contrats est une source d’activit? juridique importante et les entreprises dot?es de proc?dures de passation de march?s solides sont les mieux plac?es pour d?fendre leurs d?cisions commerciales.
SmartAsset.