Un bon de commande est un engagement d’achat, un document juridique donné d’un acheteur à un vendeur. Le processus de commande d’achat commence par l’attribution d’un numéro unique et d’un document qui présente tous les aspects du processus d’achat. Les termes de l’accord d’un bon de commande peuvent inclure le fret, la date de livraison, le coût, la description de la marchandise, les attentes de paiement et bien d’autres.
Grands ou petits, les fabricants qui souhaitent limiter la quantité de stock stocké dans un entrepôt attendront un bon de commande d’un client pour commencer à remplir une commande. Le processus de commande d’achat commence par un document de l’acheteur au vendeur qui décrit les attentes du produit ainsi que les conditions de livraison. Le fabricant émet alors généralement une commande client, qui est une reconnaissance de ces attentes. Si le bon de commande et le bon de commande correspondent, cela limite la responsabilité des deux parties car le bon de commande est un contrat d’achat juridiquement contraignant.
Une fois la commande client générée, le fabricant peut commencer à travailler sur la commande. Cela peut inclure l’achat de matériaux, l’embauche de main-d’œuvre et la modification de l’équipement. Le processus de commande d’achat protège le fabricant au cas où l’acheteur déciderait de se retirer de la vente après que des frais aient été engagés par le vendeur. L’acheteur est également protégé par ce processus car il n’est pas obligé d’accepter ou de payer pour des marchandises qui ne répondent pas aux attentes décrites dans le document.
Le processus de commande d’achat permet également de rationaliser la commande en répertoriant toutes ou la plupart des variables impliquées dans le processus de commande. Ceux-ci incluent la description de la marchandise, la date prévue, le coût exact, les conditions de paiement et même quelle partie est tenue de payer les frais de transport. Ce processus est particulièrement précieux lors de l’importation ou de l’exportation, car de nombreux termes sont devenus universels dans leur sens et facilement identifiables par d’autres pays.
De nombreux fabricants utilisent des bons de commande pour planifier des budgets de trésorerie des mois, voire des années, à l’avance. Le cycle entre la date d’émission d’un bon de commande et le moment où la livraison est effectuée et le paiement reçu peut être assez long. Une entreprise doit planifier ses dépenses en conséquence afin de pouvoir faire des besoins de trésorerie à court terme, comme la paie.
Une fois le bon de commande émis et la commande client confirmée, le travail commence. Le processus se termine par la livraison des marchandises et l’émission d’une facture, bien que certains fabricants exigent un paiement total ou partiel avant la livraison. Une fois la marchandise acceptée et la facture payée, le processus de commande d’achat est terminé.