Bien que le travail d’un réceptionniste soit susceptible d’inclure le premier point de contact pour une entreprise, le rôle comporte de nombreuses responsabilités et spécialisations. Certains des différents emplois de réceptionniste comprennent le soutien des cabinets médicaux et dentaires ou d’autres centres de soins de santé, l’accueil des invités dans les hôtels ou les salles de conférence et la représentation des bureaux d’avocats et de banquiers. Les salons de beauté et les centres de remise en forme ainsi que les courtiers d’assurance et les gestionnaires de fonds ont souvent des réceptionnistes parmi leur personnel, soit comme hôtesses d’accueil à temps plein, soit comme opérateurs téléphoniques à temps partiel. Les emplois de réceptionniste impliquent généralement de faire une impression positive sur les nouveaux clients et de maintenir une présence professionnelle et sympathique pour les clients qui reviennent. Répondre et diriger les appels, fixer des rendez-vous et fournir l’hospitalité peuvent tous relever du rôle d’un réceptionniste.
Dans de nombreux domaines professionnels, les emplois de réceptionniste sont généralement les mêmes et nécessitent peu de spécialisation. Connaître les compétences de base en bureautique ou les systèmes téléphoniques est souvent une exigence et avoir un comportement professionnel est souhaitable, mais d’autres compétences et préférences viennent avec la connaissance du type de bureau ou de pratique et comment le représenter. Un travail de réceptionniste dans une agence de création comprend probablement un style et une personnalité dignes du travail effectué au sein du studio, tandis que le même rôle dans une société de courtage pourrait inclure une garde-robe classique et un script défini pour répondre au téléphone et diriger les appels. Les critères d’embauche basés sur la personnalité ou la conformité aux normes de bureau dépendent du cadre et des besoins de l’entreprise.
Remplir des postes de réceptionniste dans un cabinet de soins de santé implique généralement plus de spécialisation. Les réceptionnistes médicaux et dentaires assistent les praticiens en interrogeant les patients lors de la prise de rendez-vous. Apprendre à répondre aux besoins des patients et à suivre les ouvertures dans les horaires des médecins et des dentistes implique à la fois des compétences en gestion des personnes et du temps. Ces types d’emplois de réceptionniste peuvent également inclure la facturation et la réception, qui nécessitent une spécialisation supplémentaire pour diriger le courrier entrant ou les appels à traiter. Une réceptionniste qualifiée filtrera les appelants et fera gagner du temps à toutes les personnes impliquées en sachant comment diriger correctement les demandes de renseignements, les plaintes et même les appels personnels.
L’apparence et les manières sont des considérations lors de l’attribution des postes de réceptionniste dans les salons de coiffure, les bureaux de l’industrie de la beauté ou les agences de mannequins et de casting, car ceux qui cherchent à faire en sorte que les autres soient à leur meilleur espèrent souvent représenter leur meilleur à la porte d’entrée. Étudier l’apparence ou le style d’une entreprise avant de l’approcher pour travailler est utile pour préparer un entretien et s’adapter à ce que la clientèle peut considérer comme représentatif de l’entreprise à l’intérieur. Être courtois, aimable et accommodant contribue grandement à représenter positivement toute entreprise, et travailler pour se souvenir des noms et des visages tout en gardant de bons dossiers peut conduire à l’excellence dans le domaine.