De nombreuses organisations et entreprises ont des politiques de remboursement afin de rembourser les employés qui dépensent leur propre argent en fournitures, divertissant des associés ou en voyageant pour affaires. La plupart des entreprises ont des politiques standard concernant les autorisations, les formulaires et les délais. Les entreprises peuvent également séparer les politiques de remboursement en fonction de la nature de la dépense. Les types de politiques de remboursement comprennent des directives spécifiques sur la nature des dépenses, telles que les frais de scolarité, les déplacements, le transport, les fournitures ou les soins de santé, ainsi qu’un processus d’approbation qui coïncide avec le système de comptabilité de l’organisation.
Les organisations sont souvent préoccupées par l’utilisation abusive des politiques de remboursement et établissent des politiques visant à empêcher les employés de demander le remboursement de dépenses non liées au travail. De nombreux employés doivent obtenir une autorisation pour une dépense, telle qu’une approbation préalable des plans de voyage ou des cours de formation. Les services comptables élaborent souvent des feuilles de calcul et des formulaires qui doivent être remplis pour qu’un employé puisse demander un remboursement. En outre, les employés doivent généralement conserver les factures, les factures et les reçus à soumettre avec les documents de remboursement.
Les politiques de remboursement des voyages et des divertissements professionnels sont souvent très détaillées et peuvent fixer des taux forfaitaires pour des dépenses telles que les repas, ou elles peuvent simplement indiquer une limite de dépenses quotidiennes. Certaines organisations exigent que les employés organisent leur voyage par l’intermédiaire d’un agent de voyages interne ou sous contrat, qui peut être tenu par la politique de l’entreprise de rechercher les hôtels ou les vols les plus économiques. Certaines politiques de remboursement de voyage peuvent également restreindre l’achat de boissons alcoolisées, même si le coût de la boisson est conforme aux lignes directrices du budget des repas.
En plus des frais de déplacement et de divertissement d’affaires, d’autres types de politiques de remboursement traitent du développement personnel des employés. Par exemple, une entreprise qui a un programme de bien-être peut également proposer une politique de remboursement des soins de santé qui l’aide à payer pour les systèmes de perte de poids, les abonnements à un gymnase, les programmes d’arrêt du tabac et d’autres types de services de bien-être non couverts par l’assurance. De nombreux employés profitent des politiques de remboursement des frais de scolarité de l’entreprise qui peuvent également les aider à payer leurs études. De nombreuses entreprises paient pour les cours de formation continue, mais peuvent également rembourser le coût des cours de niveau collégial si l’employé peut démontrer que suivre les cours améliorera son rendement au travail.
Certaines entreprises rationalisent leurs politiques de remboursement en émettant des cartes de crédit ou de paiement à certains employés. Ces cartes doivent être utilisées exclusivement pour les dépenses professionnelles et peuvent aider à la fois l’entreprise et l’employé à suivre les dépenses et les remboursements, car toutes les dépenses se retrouveront sur une seule et même facture. La politique d’entreprise limite généralement l’utilisation de ces cartes aux cadres et autres employés de haut niveau, bien que le personnel de vente ou d’autres employés qui doivent régulièrement voyager ou se divertir puissent également se voir attribuer des cartes d’entreprise. Dans certains cas, l’entreprise paie directement les factures de carte de crédit d’entreprise, tandis que d’autres peuvent exiger que l’employé paie la facture et termine le processus de remboursement des dépenses comme il le ferait pour toute autre dépense.