Un grand livre de clientèle est une partie spécifique du grand livre général d’une entreprise entièrement consacrée aux transactions de l’entreprise avec ses clients. Étant donné que mettre toutes les différentes transactions commerciales dans un seul emplacement de comptabilité serait sans cesse déroutant, les entreprises utilisent des registres distincts consacrés à différents aspects de leurs activités. L’un de ces grands livres auxiliaires est le grand livre des clients, qui détaille tous les comptes clients qu’une entreprise a accumulés. Cela est particulièrement nécessaire lorsque les entreprises ont des accords de crédit avec leurs clients, car ces accords conduisent souvent à des paiements multiples pour un seul article acheté.
La comptabilité est une tâche nécessaire pour toute entreprise souhaitant faire des affaires efficacement. Si une entreprise ne peut pas garder une trace de tout l’argent entrant et sortant, cela peut conduire à une perte d’argent et à un non-récupération. De plus, le suivi de toutes les transactions qu’une entreprise entreprend est nécessaire au moment de payer les impôts. Étant donné qu’un grand livre général peut devenir surchargé et déroutant si toutes les différentes transactions sont incluses au hasard, des registres consacrés à des branches d’activité spécifiques sont nécessaires. Un registre client est l’un de ces registres spécifiques.
Il est nécessaire que certaines choses soient incluses dans un livre de clientèle. Tout d’abord, tous les noms et informations importantes concernant les clients d’une entreprise spécifique doivent être inclus. Chaque client doit occuper sa propre page, qui doit détailler toutes les différentes transactions qui se produisent entre l’entreprise et ce client. Les transactions comprennent tous les achats effectués, tous les retours de clients et les paiements effectués à la société en question.
Dans de nombreux cas, les entreprises peuvent vouloir conserver encore plus de détails dans leurs registres clients. Cela peut éviter toute confusion dans le processus de comptabilité. Par exemple, si des articles sont expédiés, le bon de livraison et tout numéro d’identification d’expédition doivent être inclus. Les numéros de série des articles achetés doivent également avoir une place spécifique dans le grand livre. Des copies des factures réelles qui ont été envoyées aux clients sont également utiles à consulter en cas de divergence.
Lorsque les entreprises compilaient un grand livre des clients dans le passé, c’était souvent à la main dans une section du grand livre général ou dans un livre séparé qui, combiné avec les livres consacrés aux comptes fournisseurs, aux stocks et à d’autres aspects commerciaux, comprenait toute la comptabilité. La technologie moderne a rendu la tenue du grand livre beaucoup plus facile, car elle est souvent gérée maintenant par un logiciel informatique. Cela oblige les comptables à saisir simplement les données relatives aux clients et à leurs achats. Le logiciel effectue ensuite tous les calculs nécessaires et organise tous les détails disparates en un tout cohérent.