Les systèmes comptables utilisent une série de grands livres et de journaux afin d’enregistrer et de classer les diverses transactions dans lesquelles une entreprise s’engage. Les écritures comptables représentent les transactions dans ces livres, les comptables les étiquetant généralement comme des écritures de journal. Les différents types d’écritures dans le grand livre incluent celles des livres auxiliaires et des journaux. Chacune de ces deux catégories a des livres différents qui contiennent des transactions spécifiques pour une référence ultérieure plus facile. La comptabilité en partie double nécessite à la fois un débit et un crédit pour chaque entrée.
La comptabilité classique a deux exigences que les comptables doivent toujours suivre lors de l’enregistrement des transactions commerciales dans les livres comptables. Tout d’abord, un débit et un crédit doivent figurer dans chaque écriture afin d’équilibrer l’équation comptable. Deuxièmement, les écritures comptables doivent toujours aboutir à des actifs équivalant aux réclamations contre ces actifs, que les réclamations soient faites par des parties prenantes externes ou par le propriétaire. Chaque livre auxiliaire et journal doit suivre ces règles ; sinon, les livres comptables seront déséquilibrés. De plus, des erreurs peuvent se retrouver dans les livres en raison d’écritures déséquilibrées saisies dans les différents comptes du grand livre.
Le grand livre général porte souvent le surnom du livre d’écriture d’origine. Cela signifie que les chiffres agrégés des autres livres auxiliaires et journaux sont transférés dans le grand livre. Par conséquent, toutes les écritures du grand livre qui affectent les livres auxiliaires et les journaux affectent également le grand livre. Par exemple, les livres auxiliaires courants comprennent les comptes fournisseurs, les comptes clients, la paie et autres. Chacun de ces livres auxiliaires a son propre groupe d’écritures de grand livre, qui portent des noms qui représentent les livres auxiliaires dans lesquels ils sont enregistrés.
Les journaux sont des livres chronologiques d’inscription dans un système comptable. Ces journaux ont un usage quelque peu limité ; ils ne conservent que les transactions liées aux ventes, aux achats et aux encaissements, ainsi qu’aux décaissements et aux écritures générales. En bref, toutes les écritures comptables relèvent de l’un de ces journaux. Par exemple, l’achat de stocks entraîne un débit dans le journal des achats et un crédit dans le journal des décaissements. D’autres écritures entrent dans les journaux de la même manière, maintenant l’équilibre des livres de l’entreprise.
Les comptables peuvent enregistrer des écritures comptables tout au long du mois dans les journaux respectifs pour chaque transaction. Cela garantit que les livres sont toujours à jour et qu’aucune transaction ne manque d’être enregistrée dans les journaux. Les différents types d’écritures de journal n’ont pas d’importance – ventes, achats, encaissements ou décaissements – tant qu’ils sont exacts et valides pour les livres comptables.