L’amélioration des processus métier dépend de la compréhension, de la communication, des mises à jour et de l’innovation continues. Un processus métier est une pratique dans laquelle plusieurs entrées travaillent ensemble pour produire une sortie. Un processus peut donc aller de la prestation d’un service au traitement de la paie. La création de cartes de processus métier, l’encouragement de la communication entre les services et l’utilisation de la technologie pour fournir des mises à jour de l’état des processus sont des moyens d’améliorer potentiellement les processus métier.
À titre d’exemple macro d’amélioration des processus métier, imaginez une entreprise qui souhaite réduire les taux élevés de rotation du personnel. Le processus qui doit être amélioré est donc la première année d’expérience employé. Le gestionnaire souhaite réduire ce nombre et fidéliser l’entreprise. Pour ce faire, il doit comprendre le problème, encourager la communication et se tenir au courant de l’état du processus.
Dans un processus métier, il est important de comprendre le problème et pas seulement de corriger les symptômes. Les meilleures décisions sont généralement prises en connaissance de cause, et il en va de même pour l’amélioration des processus métier. Le gestionnaire qui s’efforce de réduire le roulement du personnel en corrigeant les symptômes pourrait offrir des rémunérations plus élevées comme incitations aux employés. Après six mois, ce gestionnaire peut se rendre compte que les chiffres ne se sont pas améliorés de manière significative et qu’il a perdu du temps et de l’argent à essayer de mettre en œuvre cette stratégie sans comprendre la vraie nature du problème.
Dans l’amélioration des processus métier, la communication est essentielle et doit être ouverte et encouragée, en particulier dans les processus interdépartementaux. En utilisant une communication ouverte, le gestionnaire peut demander aux nouveaux employés et aux nouveaux gestionnaires d’embauche ce qui, selon eux, provoque un taux de roulement aussi élevé, par exemple. Le responsable peut recevoir des informations indiquant que les nouvelles recrues ne se sentent pas considérées comme utiles ou que leurs responsables se sont suffisamment concentrés sur la formation.
Garder les voies de communication ouvertes peut être utile pour trouver des solutions innovantes au problème. Les séances de remue-méninges pourraient suggérer que davantage de séances de formation et d’évaluations personnelles devraient être programmées avec les nouvelles recrues. La mise en œuvre de tels changements peut augmenter la fidélité des employés et entraîner une diminution du roulement, améliorant ainsi le processus commercial.
Comprendre le problème peut rendre les stratégies d’amélioration plus efficaces, mais l’amélioration des processus est un processus continu. Les responsables de processus efficaces révisent et innovent même une fois le problème résolu. Continuer les solutions dans l’exemple – mise en œuvre d’une enquête sur les nouvelles recrues et poser des questions pour déterminer les préoccupations ou les points à améliorer – peut aider à tenir le responsable au courant des problèmes potentiels, lui permettant de trouver des solutions tôt.
La cartographie des processus métier peut également fournir un moyen de mieux comprendre les processus tout en augmentant la communication. Les cartes de processus fournissent des représentations visuelles étape par étape des processus métier pour aider à rationaliser la gestion des processus. Les représentations visuelles facilitent la conceptualisation des processus et la recherche d’améliorations. Les équipes qui élaborent les cartes de processus proviennent généralement de différentes étapes du processus et peuvent fournir des informations essentielles à partir de divers points de vue pour aider à l’amélioration.
La technologie, lorsqu’elle est correctement sélectionnée et entretenue, peut également améliorer la gestion des processus métier. L’automatisation des tâches subalternes ou administratives, par exemple, peut stocker efficacement des informations, réduire les erreurs humaines et améliorer l’efficacité. Les systèmes de gestion automatisés peuvent également aider à accroître le contrôle sur les processus et à accroître la visibilité des opérations.