Un diagramme de processus métier représente visuellement les processus métier étape par étape dans le but de les améliorer, et il peut être créé par n’importe quelle organisation pour n’importe quel processus. Les diagrammes de processus varient en complexité et en format, de sorte que le format, la portée et le niveau de détail doivent être établis avant le début de la création. Une fois les paramètres définis, les étapes de processus séquentielles peuvent être documentées graphiquement et ensuite analysées. Les diagrammes peuvent être créés à l’aide de diverses techniques, à l’aide de notes autocollantes, de papier ou de logiciels informatiques spécialisés. Souvent, de petites équipes de personnes créent les diagrammes pour assurer l’exhaustivité.
Définir la portée et les limites du diagramme de processus métier implique de comprendre les entrées, les interactions et les sorties du processus choisi. Les processus très complexes ou ceux qui se produisent à de nombreux niveaux organisationnels peuvent devoir être divisés en plusieurs diagrammes. L’examen initial des processus à schématiser et de leurs étendues peut garantir que les avantages l’emportent sur les coûts de création.
Quel que soit le niveau de détail, un diagramme de processus métier n’est aussi bénéfique que les informations qu’il contient. La cartographie des équipes avec des membres à différentes étapes du processus peut donc fournir des informations précieuses qu’un seul créateur pourrait manquer. Malgré la taille du processus ou le nombre d’employés impliqués, les équipes doivent rester suffisamment petites pour être gérables.
Un diagramme de processus métier peut être créé sur papier, avec des notes autocollantes, ou via des programmes informatiques et des logiciels de processus métier spécialisés. Les avantages de travailler avec du papier ou des notes autocollantes incluent la vitesse de création, un temps de formation plus court et la facilité de manipulation. La création de diagrammes informatisés comprend un processus de formation plus long, mais elle améliore la longévité, facilite la transmission des informations et peut être connectée directement au logiciel de gestion des processus métier.
Un autre aspect du formatage comprend le choix d’une notation de modélisation. La notation de modélisation des processus métier, créée par la Business Process Management Initiative, est un exemple de système de notation graphique normalisé pour les diagrammes de processus. Des systèmes de notation standardisés peuvent faciliter la communication interdépartementale ou interentreprises du diagramme une fois terminé. Par exemple, Business Process Modeling Notation utilise des rectangles pour représenter les activités, des losanges pour représenter les décisions et diverses flèches pour montrer la séquence. D’autres formes de notation normalisée existent cependant ; la notation peut également être improvisée.
Une fois que la portée, le format et l’équipe de cartographie ont été sélectionnés, les étapes du processus peuvent être représentées graphiquement pour compléter le diagramme. Un remue-méninges sur les différentes étapes du processus avec l’équipe de cartographie est une façon de compléter la documentation. S’en tenir aux normes de notation choisies à cette étape peut également aider à rationaliser la création. Le niveau de détail requis pour la cartographie des processus dictera les informations requises à chaque étape, qui peuvent inclure les décalages, les impressions des clients et les influences externes.
Plusieurs ébauches et révisions du diagramme de processus peuvent garantir que toutes les étapes ont été documentées. Une façon d’y parvenir est de suivre le processus en temps réel avec l’équipe de cartographie. Si le processus rend cela impossible, l’évaluation peut être réalisée en distribuant des copies du diagramme de processus métier aux membres de l’équipe ou aux employés. L’achèvement du diagramme de processus métier fournit aux utilisateurs une visualisation du processus métier du début à la fin, ce qui peut aider à la gestion et à l’optimisation des processus métier.