L’achat d’un logiciel de modélisation de processus métier est coûteux et sa mise en œuvre nécessite une formation, du temps et des efforts. Le logiciel doit servir l’organisation pendant un certain nombre d’années. L’utilisation du logiciel affectera le processus opérationnel de l’organisation. Il est important que les organisations évaluent soigneusement leurs besoins techniques, fonctionnels et d’assistance, et comparent les offres de plusieurs fournisseurs de logiciels de modélisation de processus métier pour choisir celui qui offre le meilleur rapport qualité-prix.
Une organisation peut souhaiter créer d’abord une équipe d’évaluation des logiciels de processus pour petites entreprises pour déterminer les besoins de l’organisation et élaborer une demande de proposition (RFP). L’équipe peut être composée de cadres et d’employés possédant une gamme d’expertises dans les domaines qui seront touchés par le logiciel. Un appel d’offres produit par cette équipe peut être envoyé à quelques fournisseurs sélectionnés qui semblent capables de répondre aux exigences de l’organisation.
L’équipe d’évaluation examinera les caractéristiques et fonctionnalités du logiciel et les comparera aux besoins de l’organisation. Les types et formats de modèles produits seront importants. Une capacité à générer du code à partir des modèles pour le développement d’applications logicielles peut être critique dans certaines situations. Si des modèles de processus sont utilisés dans le développement de logiciels, les modèles générés par le nouveau système doivent être compatibles. Les autres fonctionnalités qui peuvent être évaluées comprennent la création de rapports, la gestion des documents, les générateurs de formulaires, les moteurs de règles métier et la gestion des utilisateurs.
Un serveur de processus métier est un logiciel spécial qui peut offrir la possibilité d’utiliser les modèles de processus dans la conception de flux de travail. La technologie et les humains interagissent avec les flux de travail pour gérer leurs activités. Si cette fonctionnalité est nécessaire, elle peut affecter l’évaluation du logiciel.
Dans certains cas, le logiciel de modélisation doit répondre à certaines normes de l’industrie, telles que la notation de modélisation de processus métier. Les normes informelles peuvent encourager certains produits logiciels de modélisation de traitement des affaires à être bien acceptés dans des industries particulières. L’équipe d’évaluation souhaitera peut-être envisager un logiciel qui a été mis en œuvre avec succès dans son industrie.
Le support logiciel, à la fois pendant la mise en œuvre et après l’installation, peut être une considération vitale. Les logiciels de modélisation de processus métier peuvent être complexes à mettre en œuvre et à maintenir. L’équipe d’évaluation voudra déterminer si le soutien d’un fournisseur de logiciels est adéquat pour les besoins de l’organisation.
Certaines organisations pourront utiliser un logiciel particulier tel quel, tandis que d’autres devront peut-être le personnaliser. L’équipe d’évaluation doit déterminer si une personnalisation sera nécessaire pour répondre aux exigences de l’organisation. La personnalisation augmente les dépenses initiales et peut augmenter les coûts à l’avenir lors de la mise à niveau. En général, il est moins coûteux d’éviter de personnaliser le logiciel.
Le coût du logiciel sera une considération importante. Cela devrait être évalué non seulement en termes de dépenses initiales, mais devrait également tenir compte du coût de possession à vie. Certains facteurs du coût à vie peuvent inclure les licences de siège, la maintenance, les personnalisations et les renouvellements annuels de licence.
Le choix du meilleur logiciel de modélisation de processus métier peut aider l’organisation à améliorer son retour sur investissement (ROI). Un logiciel de modélisation de processus métier permet à l’organisation de capturer et de cartographier son processus métier actuel. Lorsqu’une initiative de refonte des processus métier est entreprise, elle peut aboutir à une optimisation des processus métier. Le logiciel de modélisation de processus métier est un composant clé de la gestion des processus métier, qui intègre également la cartographie des processus métier et la surveillance des processus métier.
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