Une conférence téléphonique peut être légèrement plus difficile à exécuter qu’une réunion typique dans une salle de conférence ; il n’y a pas d’interactions en face à face, pas de repères visuels à lire et aucun moyen de savoir qui parle autre que la reconnaissance vocale. Lors de la participation à une conférence téléphonique, il est donc nécessaire d’appliquer une étiquette de conférence téléphonique appropriée, qui implique tout, de l’endroit où l’on est assis pour prendre l’appel à la manière de s’adresser aux autres participants à l’appel. Porter une attention particulière à l’étiquette appropriée de la conférence téléphonique peut aider l’appelant à éviter les faux pas embarrassants et à la place aider à organiser une réunion fluide et efficace.
L’organisateur de l’appel doit commencer la réunion à l’heure et avec des présentations tout autour. L’étiquette de la conférence téléphonique exige que chaque personne à l’appel soit reconnue et présentée afin que tous les participants se connaissent et puissent s’entendre. Il peut être utile d’envoyer un e-mail ou de faire circuler un ordre du jour de la réunion à tous les participants avec les noms de tous les participants à l’appel. La réunion devrait commencer à l’heure. Une conférence téléphonique, en d’autres termes, devrait être menée de manière tout aussi professionnelle qu’une réunion en face à face, et les organisateurs devraient être aussi bien préparés qu’ils le seraient en personne.
Le respect de l’étiquette de la conférence téléphonique concernant le bruit de fond est peut-être l’aspect le plus important de l’appel lui-même. Il faut éviter de parler sur un téléphone portable, car la réception peut causer un problème de clarté et capter des bruits de fond gênants. Chaque appelant doit participer à l’appel depuis une pièce calme avec peu ou pas de distractions. Si vous prenez l’appel à la maison, vous devez vous assurer qu’il ne sera pas interrompu par des membres de la famille, des animaux domestiques ou d’autres interactions et bruits gênants. De tels bruits peuvent distraire tous les participants et empêcher la réunion de progresser. Évitez également de créer des bruits inutiles, comme taper sur un crayon, mâcher de la nourriture ou vous déplacer sur des chaises bruyantes.
Étant donné que personne lors de la conférence téléphonique ne se verra, l’étiquette de la conférence téléphonique exige que chaque intervenant s’identifie avant de parler. Cela évite la confusion parmi le groupe d’appelants et permet à chaque participant de prendre des notes précises sur ce qui a été dit et par qui. Une voix aléatoire parlant sans identification peut être troublant et déroutant pour les autres orateurs, et s’identifier lors d’une conférence téléphonique revient à établir un contact visuel lors d’une réunion en face à face.
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