La planification d’une conférence d’affaires ne se fait pas du jour au lendemain. Il y a des lieux à réserver, des sponsors à rassembler et des conférenciers à engager. Il y a aussi de petits détails tels que l’endroit où les participants resteront en ville, les repas fournis et un monde d’autres questions qui doivent être abordées pour que la conférence soit un succès. Si vous êtes sur le point de vous lancer dans la planification d’une conférence, voici quelques points à garder à l’esprit.
Premièrement, ne présumez jamais que vous pouvez gérer tous les détails vous-même. En fait, il est fort probable que vous ne puissiez pas faire une liste complète de tout ce qui doit être organisé sans aide. Pour cette raison, votre première tâche en tant que planificateur de conférence devrait être de constituer un comité de planification. Habituellement, un groupe de cinq à six personnes est suffisant pour organiser une conférence annuelle pour entre cent et cinq cents participants. Le comité dans son ensemble est beaucoup plus susceptible de couvrir toutes les bases et de permettre d’aborder chaque aspect clé du rassemblement bien à l’avance.
En plus de constituer votre comité, il est extrêmement important de commencer les préparatifs le plus tôt possible. Peu importe si la conférence d’affaires est dans huit mois. Les experts en planification de conférence commencent souvent à travailler sur un événement à venir dix à onze mois à l’avance. Comme avantage, vous aurez plus de temps pour comparer les prix dans divers lieux de conférence, enquêter et négocier de meilleurs tarifs d’hôtel pour les participants, et également avoir plus de temps pour trouver les bons conférenciers pour l’événement.
Assurez-vous que chaque membre du comité a des tâches spécifiques à accomplir. Chaque tâche doit être hiérarchisée et avoir une date de livraison établie. La planification d’une conférence implique souvent d’organiser les tâches dans une séquence logique, de sorte que les éléments d’action qui doivent être effectués avant que d’autres éléments ne soient traités soient terminés à temps. Avec chaque membre du comité responsable d’un ensemble spécifique d’éléments à terminer avant la prochaine réunion, il y a moins de chance d’être submergé par les tâches à mesure que les dates de l’événement approchent.
Obtenez toujours des engagements par écrit. Vous souhaitez que l’hôtel vérifie par écrit que vos participants bénéficieront d’un tarif journalier spécifique lors de leur participation à l’événement. Obtenez également des informations documentées et détaillées sur ce que l’hôtel fournira en termes de salles de conférence et de salles de réunion pour les discours, les dîners et les cours offerts pendant la conférence. Il en va de même pour tous les tarifs aériens ou ferroviaires spéciaux que vous obtenez pour les participants. Non seulement cela vous procurera une tranquillité d’esprit, mais cela facilitera également grandement l’examen des progrès réalisés à chacune des réunions du comité de planification et de conserver une image précise de ce qui reste à faire.
Fournir aux exposants de l’événement des instructions et des directives détaillées à l’avance. Préparez un schéma simple qui indique où chaque stand d’exposition peut être installé dans une salle de conférence ou d’exposition, ainsi que des informations sur l’endroit où expédier les matériaux du stand à l’avance et où les récupérer le jour où ils arrivent pour installer l’exposition. Cela évitera à tout le monde, y compris au comité de planification de la conférence, bien des maux de tête à la veille de l’événement.
Un dernier conseil avec la planification de conférence est de s’attendre à l’inattendu. Peu importe à quel point votre comité planifie l’événement, il y aura toujours un certain type de hoquet. Un orateur tombera malade et devra se retirer, ou l’hôtel surbookera accidentellement l’une des salles de banquet. Tirez parti de l’expérience collective de votre comité pour identifier certains des problèmes de dernière minute les plus courants qui pourraient survenir et décider à l’avance de la manière de les gérer efficacement.
Lorsque la planification de la conférence est effectuée de manière efficace, il est relativement facile pour une organisation d’héberger une conférence, et tout aussi facile pour les parties intéressées d’assister à une conférence. Votre objectif est vraiment double par nature. Vous voulez que le déroulement de la conférence soit aussi uniforme que possible. Dans le même temps, vous voulez également vous assurer que tout problème imprévu peut être résolu rapidement et efficacement. En planifiant à l’avance, en déléguant des tâches à un comité compétent et en traitant les éléments d’action de manière logique, vous êtes sûr de garder le processus de planification de la conférence gérable et finalement très réussi.