La planification d’une conf?rence d’affaires ne se fait pas du jour au lendemain. Il y a des lieux ? r?server, des sponsors ? rassembler et des conf?renciers ? engager. Il y a aussi de petits d?tails tels que l’endroit o? les participants resteront en ville, les repas fournis et un monde d’autres questions qui doivent ?tre abord?es pour que la conf?rence soit un succ?s. Si vous ?tes sur le point de vous lancer dans la planification d’une conf?rence, voici quelques points ? garder ? l’esprit.
Premi?rement, ne pr?sumez jamais que vous pouvez g?rer tous les d?tails vous-m?me. En fait, il est fort probable que vous ne puissiez pas faire une liste compl?te de tout ce qui doit ?tre organis? sans aide. Pour cette raison, votre premi?re t?che en tant que planificateur de conf?rence devrait ?tre de constituer un comit? de planification. Habituellement, un groupe de cinq ? six personnes est suffisant pour organiser une conf?rence annuelle pour entre cent et cinq cents participants. Le comit? dans son ensemble est beaucoup plus susceptible de couvrir toutes les bases et de permettre d’aborder chaque aspect cl? du rassemblement bien ? l’avance.
En plus de constituer votre comit?, il est extr?mement important de commencer les pr?paratifs le plus t?t possible. Peu importe si la conf?rence d’affaires est dans huit mois. Les experts en planification de conf?rence commencent souvent ? travailler sur un ?v?nement ? venir dix ? onze mois ? l’avance. Comme avantage, vous aurez plus de temps pour comparer les prix dans divers lieux de conf?rence, enqu?ter et n?gocier de meilleurs tarifs d’h?tel pour les participants, et ?galement avoir plus de temps pour trouver les bons conf?renciers pour l’?v?nement.
Assurez-vous que chaque membre du comit? a des t?ches sp?cifiques ? accomplir. Chaque t?che doit ?tre hi?rarchis?e et avoir une date de livraison ?tablie. La planification d’une conf?rence implique souvent d’organiser les t?ches dans une s?quence logique, de sorte que les ?l?ments d’action qui doivent ?tre effectu?s avant que d’autres ?l?ments ne soient trait?s soient termin?s ? temps. Avec chaque membre du comit? responsable d’un ensemble sp?cifique d’?l?ments ? terminer avant la prochaine r?union, il y a moins de chance d’?tre submerg? par les t?ches ? mesure que les dates de l’?v?nement approchent.
Obtenez toujours des engagements par ?crit. Vous souhaitez que l’h?tel v?rifie par ?crit que vos participants b?n?ficieront d’un tarif journalier sp?cifique lors de leur participation ? l’?v?nement. Obtenez ?galement des informations document?es et d?taill?es sur ce que l’h?tel fournira en termes de salles de conf?rence et de salles de r?union pour les discours, les d?ners et les cours offerts pendant la conf?rence. Il en va de m?me pour tous les tarifs a?riens ou ferroviaires sp?ciaux que vous obtenez pour les participants. Non seulement cela vous procurera une tranquillit? d’esprit, mais cela facilitera ?galement grandement l’examen des progr?s r?alis?s ? chacune des r?unions du comit? de planification et de conserver une image pr?cise de ce qui reste ? faire.
Fournir aux exposants de l’?v?nement des instructions et des directives d?taill?es ? l’avance. Pr?parez un sch?ma simple qui indique o? chaque stand d’exposition peut ?tre install? dans une salle de conf?rence ou d’exposition, ainsi que des informations sur l’endroit o? exp?dier les mat?riaux du stand ? l’avance et o? les r?cup?rer le jour o? ils arrivent pour installer l’exposition. Cela ?vitera ? tout le monde, y compris au comit? de planification de la conf?rence, bien des maux de t?te ? la veille de l’?v?nement.
Un dernier conseil avec la planification de conf?rence est de s’attendre ? l’inattendu. Peu importe ? quel point votre comit? planifie l’?v?nement, il y aura toujours un certain type de hoquet. Un orateur tombera malade et devra se retirer, ou l’h?tel surbookera accidentellement l’une des salles de banquet. Tirez parti de l’exp?rience collective de votre comit? pour identifier certains des probl?mes de derni?re minute les plus courants qui pourraient survenir et d?cider ? l’avance de la mani?re de les g?rer efficacement.
Lorsque la planification de la conf?rence est effectu?e de mani?re efficace, il est relativement facile pour une organisation d’h?berger une conf?rence, et tout aussi facile pour les parties int?ress?es d’assister ? une conf?rence. Votre objectif est vraiment double par nature. Vous voulez que le d?roulement de la conf?rence soit aussi uniforme que possible. Dans le m?me temps, vous voulez ?galement vous assurer que tout probl?me impr?vu peut ?tre r?solu rapidement et efficacement. En planifiant ? l’avance, en d?l?guant des t?ches ? un comit? comp?tent et en traitant les ?l?ments d’action de mani?re logique, vous ?tes s?r de garder le processus de planification de la conf?rence g?rable et finalement tr?s r?ussi.