La comptabilité budgétaire est un élément de la comptabilité le plus souvent utilisé par les municipalités locales, étatiques et fédérales. Les entreprises du secteur privé utilisent les budgets pour guider leurs dépenses, mais ce n’est pas la même chose que la comptabilité budgétaire. La comptabilité gouvernementale utilise une série de fonds qui représentent le capital affecté à certaines utilisations. Les autres entrées inscrites dans les fonds sont les allocations et les charges, qui détaillent comment l’État ou l’agence fédérale dépensera l’argent affecté dans chaque fonds. Un fonds est généralement marqué comme général pour représenter le capital non affecté.
La comptabilité publique est souvent un processus difficile à comprendre et à maintenir pour la plupart des comptables. Cela est dû au processus budgétaire associé aux quelques sources de revenus gagnés par l’agence gouvernementale, comme les ventes, la propriété ou l’impôt sur le revenu. Avec chaque revenu reçu par la municipalité gouvernementale, les comptables doivent s’approprier les fonds selon le budget prédéterminé. La plupart des agences ou des municipalités ont un conseil budgétaire qui détermine la façon dont elles dépensent les recettes fiscales. Le processus budgétaire est généralement un processus détaillé qui n’est pas nécessairement régi par des comptables, mais par les élus de l’agence ou de la municipalité.
Dans certains formulaires de comptabilité budgétaire, chaque crédit ouvert par un organe directeur peut représenter un fonds. Par exemple, des crédits peuvent être fixés pour la masse salariale, l’entretien, la police et les pompiers, l’amélioration des infrastructures, les nouvelles routes ou d’autres grands projets. Les comptes et fonds appropriés représenteront un objectif spécifique pour l’argent alloué au compte. Pour la plupart des agences gouvernementales ou des municipalités, dépenser des fonds affectés à un usage sur un autre projet est illégal. Par exemple, les fonds destinés au nettoyage des rues ne peuvent pas servir à la réparation des voitures de police. Les fonds d’affectation peuvent être illimités dans la façon dont une municipalité dépense son capital.
Les allocations sont les sommes d’argent spécifiques qu’une agence gouvernementale ou une municipalité placera dans chaque fonds du système de comptabilité budgétaire. Les attributions se produisent généralement lorsque la municipalité reçoit de l’argent provenant des recettes fiscales. Les comptables doivent répartir chaque partie de l’argent et l’enregistrer dans le fonds spécifique. Il s’agit d’un processus courant pour la perception de la taxe de vente. De nombreuses municipalités utilisent les recettes de la taxe de vente pour payer à différentes fins. Les comptables doivent créer des attributions pour comptabiliser le capital gagné dans chaque fonds.
Une charge est une utilisation particulière de recettes fiscales qui peut être payée ou non lorsque la municipalité effectue la charge. La plupart des gouvernements ne perçoivent des recettes fiscales qu’à des moments précis de l’année. Une charge permet à l’agence ou à la municipalité de payer des biens en utilisant un système de comptes débiteurs, c’est-à-dire de paiement à crédit. Les comptables enregistreront l’entrée dans le système de comptabilité budgétaire en utilisant un engagement. Une fois que les recettes fiscales arrivent, les comptables rembourseront la charge et la retireront du grand livre comptable.