Les entreprises peuvent comptabiliser les contrats de location comme dépenses d’exploitation ou investissements en capital. La décision a un impact sur les états financiers de l’entreprise et peut être manipulée pour présenter une image inexacte de sa situation financière. Aux États-Unis, les principes comptables généralement reconnus (GAAP) qui régissent l’information financière des entreprises établissent des normes pour contrôler la manipulation des états financiers par le biais de la classification des contrats de location. La comptabilisation des contrats de location selon les PCGR oblige les comptables à appliquer un test à quatre volets à un contrat de location afin de déterminer s’il doit être classé comme une obligation d’exploitation ou une obligation en capital.
Il existe deux types de contrats de location-entreprise en général, qui comprennent les contrats de location simple et les contrats de location-acquisition. Un contrat de location permet à une entreprise de louer de l’équipement pour un paiement mensuel sans acheter l’équipement directement. Si le contrat de location donne à l’entreprise le droit d’utiliser le matériel pour une durée déterminée sans droit de propriété, la mensualité est considérée comme une charge d’exploitation. La dépense est radiée en tant que dépense professionnelle annuelle ordinaire et est reflétée dans le compte de résultat de la société.
Si le contrat de location se termine avec l’entreprise propriétaire du matériel ou permet à l’entreprise d’acheter le matériel à prix réduit à la fin de la durée du bail, le bail est considéré comme une obligation en capital. Dans ce scénario, le bail a plus en commun avec un accord de financement à long terme qu’avec un véritable accord de location. Un contrat de location-acquisition crée un actif et un passif au bilan de la société. L’entreprise doit amortir le bien chaque année et ne peut déduire que les intérêts payés sur le bail.
Les entreprises ont tendance à préférer classer les contrats de location comme charges d’exploitation pour les exclure du bilan. Un paiement de loyer sur un compte de résultat ressemble à une dépense à court terme qui peut être abandonnée à tout moment si l’entreprise doit réduire ses dépenses pour préserver sa rentabilité. À l’inverse, un passif au bilan affecte la situation financière de l’entreprise, car il s’agit d’une obligation à impact pluriannuel qui ne peut souvent pas être annulée sans coût significatif.
La comptabilisation des contrats de location selon les PCGR a été modifiée pour empêcher la manipulation du bilan par une mauvaise classification des contrats de location. Aux États-Unis, les normes financières exigent désormais que les comptables appliquent un test à quatre volets aux contrats de location avant de les classer en exploitation ou en capital. Si un contrat de location contient l’un des quatre critères de test, il doit être correctement classé comme une obligation en capital selon les normes comptables GAAP.
Deux des critères comptables GAAP pour les contrats de location-acquisition concernent la disposition de l’équipement à la fin du contrat. Si l’entreprise est propriétaire de l’équipement ou a l’option d’acheter l’équipement à un prix avantageux à la fin, le contrat de location est considéré comme un capital. De plus, si la valeur actualisée des paiements de location est supérieure à 90 % de la juste valeur marchande de l’équipement ou si la durée du bail est supérieure à 75 % de la durée de vie de l’actif, l’accord est considéré comme une obligation en capital.