La confidentialité sur le lieu de travail est un cadre de procédures et de politiques sur le lieu de travail conçu pour maintenir l’intégrité des informations confidentielles ou potentiellement compromettantes traitées sur le lieu de travail. Pour certains types d’informations, il existe des lois sur la façon dont les informations doivent être traitées, conçues pour préserver la confidentialité des personnes faisant confiance aux entreprises avec des informations confidentielles. Pour d’autres, aucune loi spécifique ne dicte les pratiques de traitement des informations, mais le lieu de travail développe les meilleures pratiques au motif que les informations doivent être protégées.
Les informations confidentielles traitées sur un lieu de travail comprennent des éléments tels que les dossiers des clients, la planification et les prévisions commerciales, les dossiers des employés et les informations collectées au cours de la recherche et du développement. La confidentialité sur le lieu de travail exige que ces informations soient identifiées et sécurisées pour empêcher l’accès ou la divulgation non autorisés des informations et comprend tout, des politiques sur l’utilisation d’Internet sur le lieu de travail aux accords de non-divulgation dans les contrats des employés.
Les violations de la confidentialité sur le lieu de travail peuvent entraîner toute une série de problèmes. Les clients ont tendance à ne pas travailler avec des entreprises qu’ils jugent indignes de confiance, et les consommateurs peuvent spécifiquement mettre en garde les gens contre les entreprises qui ont mal géré des informations privées telles que des adresses, des dossiers d’achat et des numéros de carte de crédit. Les entreprises peuvent également subir des compromis dans leurs plans d’affaires à long terme si des informations sur des produits en cours de développement ou des idées qu’une entreprise envisage sont publiées prématurément.
De nombreuses entreprises ont besoin de collecter des informations dans le cadre de leur travail, allant des hôpitaux conservant les dossiers des patients aux fournisseurs de services Internet enregistrant le trafic à des fins de recherche et pour identifier les activités non autorisées. Les clients reconnaissent que ces informations doivent être collectées et, en échange, s’attendent à un certain degré de confidentialité. L’élaboration de politiques telles que la conservation des informations dans des zones de stockage verrouillées et la limitation de l’accès aux personnes autorisées ou devant être informées sont importantes pour préserver la confidentialité des informations.
Les lieux de travail ont également des dossiers d’employés qui incluent des informations d’identification sur les employés, la documentation du statut d’immigration, les dossiers de paie, les dossiers de performance, etc. Les services des ressources humaines doivent également pratiquer la confidentialité sur le lieu de travail pour protéger ces informations et éviter qu’elles ne soient utilisées de manière inappropriée. L’utilisation abusive des informations sur les employés pourrait entraîner des poursuites judiciaires pour violation de la vie privée.
Dans les lieux de travail où les lois sur la confidentialité dictent la manière dont les informations peuvent être traitées, stockées et manipulées, les employés peuvent suivre une formation sur la confidentialité sur le lieu de travail pour apprendre à gérer les informations de manière appropriée. Cette formation est utilisée pour familiariser les employés avec les lois pertinentes et les procédures utilisées dans une entreprise donnée pour se conformer à la loi. Les employés formés peuvent également participer à la formation des nouvelles recrues et à l’élaboration de politiques, de procédures et de manuels des employés.