Le terme gestion des contrats est généralement utilisé dans les services d’approvisionnement ou d’achat. Dans le cadre des responsabilités du service des achats, le gestionnaire négocie, accepte et signe les contrats avec les fournisseurs de biens et de services de l’organisation. La gestion des contrats est le processus consistant à s’assurer que le fournisseur respecte les conditions contractuelles négociées. Bien que le rôle de l’approvisionnement dans le processus de négociation soit une partie essentielle d’un processus de gestion des coûts, la gestion des contrats est l’endroit où les économies réelles sont réalisées ou manquées.
Des pratiques efficaces de gestion des contrats se traduisent par des coûts d’exploitation inférieurs, des services efficaces et une position de négociation plus solide lors de la prochaine ronde de négociations. La gestion des contrats consiste à assurer la conformité des contrats, à agir en tant que contact principal pour les problèmes liés au service et à la résolution des différends, ainsi qu’à gérer les paiements ou les clauses négociés dans le contrat. De manière générale, la gestion des contrats peut être décomposée en trois domaines principaux : les seuils, les rabais et les clauses de performance.
Le seuil est un terme utilisé pour définir des objectifs spécifiques de dépenses en dollars, de transactions ou d’unités achetées. Ces seuils sont généralement liés à des remises en dollars sur le prix d’achat et sont souvent basés sur le nombre de commandes reçues au cours d’une période donnée. Dans le cadre du processus de négociation, des seuils sont souvent utilisés pour exiger des remises encore plus importantes que celles que le fournisseur offrirait normalement. Au fur et à mesure que le volume augmente, le fournisseur a la motivation et la capacité de réduire le prix, au fur et à mesure que ses coûts diminuent.
Les remises sont utilisées comme récompense ou incitation pour le fournisseur à atteindre des objectifs spécifiques. Par exemple, une boulangerie peut négocier pour acheter une quantité spécifique de farine sur une période de temps définie. Toutes les demandes supplémentaires non planifiées qui sont traitées dans un délai spécifique sont admissibles à une remise au fournisseur. La facture correspond au montant standard, mais la remise est calculée et remboursée au fournisseur comme récompense pour avoir répondu à un besoin immédiat. Cette flexibilité se trouve souvent dans les environnements à temps critique, où le contrat porte sur un calendrier de livraison standard, mais une flexibilité supplémentaire est nécessaire pour répondre aux exigences de l’entreprise.
Les clauses de performance sont basées sur des éléments mesurables qui sont essentiels au fonctionnement de l’entreprise. Les clauses courantes sont basées sur la livraison dans un délai spécifique, la facturation dans une plage de dates définie, le respect des dates de livraison de référence et le pourcentage d’achèvement des projets de construction. La clause de performance a pour objet de mettre en place une méthode de mesure acceptée entre le fournisseur et le client. Ces clauses sont souvent liées à des pénalités ou des récompenses, selon l’industrie.
Une gestion efficace des contrats implique un suivi quotidien des activités, une gestion des performances et un suivi avec le fournisseur. Ce n’est que par le biais d’un processus de gestion active des contrats que l’entreprise peut prétendre aux avantages inclus dans le contrat. Ces avantages peuvent inclure des clauses de libération anticipée, des réductions de paiement supplémentaires et d’autres pénalités.