Le terme gestion des contrats est g?n?ralement utilis? dans les services d’approvisionnement ou d’achat. Dans le cadre des responsabilit?s du service des achats, le gestionnaire n?gocie, accepte et signe les contrats avec les fournisseurs de biens et de services de l’organisation. La gestion des contrats est le processus consistant ? s’assurer que le fournisseur respecte les conditions contractuelles n?goci?es. Bien que le r?le de l’approvisionnement dans le processus de n?gociation soit une partie essentielle d’un processus de gestion des co?ts, la gestion des contrats est l’endroit o? les ?conomies r?elles sont r?alis?es ou manqu?es.
Des pratiques efficaces de gestion des contrats se traduisent par des co?ts d’exploitation inf?rieurs, des services efficaces et une position de n?gociation plus solide lors de la prochaine ronde de n?gociations. La gestion des contrats consiste ? assurer la conformit? des contrats, ? agir en tant que contact principal pour les probl?mes li?s au service et ? la r?solution des diff?rends, ainsi qu’? g?rer les paiements ou les clauses n?goci?s dans le contrat. De mani?re g?n?rale, la gestion des contrats peut ?tre d?compos?e en trois domaines principaux : les seuils, les rabais et les clauses de performance.
Le seuil est un terme utilis? pour d?finir des objectifs sp?cifiques de d?penses en dollars, de transactions ou d’unit?s achet?es. Ces seuils sont g?n?ralement li?s ? des remises en dollars sur le prix d’achat et sont souvent bas?s sur le nombre de commandes re?ues au cours d’une p?riode donn?e. Dans le cadre du processus de n?gociation, des seuils sont souvent utilis?s pour exiger des remises encore plus importantes que celles que le fournisseur offrirait normalement. Au fur et ? mesure que le volume augmente, le fournisseur a la motivation et la capacit? de r?duire le prix, au fur et ? mesure que ses co?ts diminuent.
Les remises sont utilis?es comme r?compense ou incitation pour le fournisseur ? atteindre des objectifs sp?cifiques. Par exemple, une boulangerie peut n?gocier pour acheter une quantit? sp?cifique de farine sur une p?riode de temps d?finie. Toutes les demandes suppl?mentaires non planifi?es qui sont trait?es dans un d?lai sp?cifique sont admissibles ? une remise au fournisseur. La facture correspond au montant standard, mais la remise est calcul?e et rembours?e au fournisseur comme r?compense pour avoir r?pondu ? un besoin imm?diat. Cette flexibilit? se trouve souvent dans les environnements ? temps critique, o? le contrat porte sur un calendrier de livraison standard, mais une flexibilit? suppl?mentaire est n?cessaire pour r?pondre aux exigences de l’entreprise.
Les clauses de performance sont bas?es sur des ?l?ments mesurables qui sont essentiels au fonctionnement de l’entreprise. Les clauses courantes sont bas?es sur la livraison dans un d?lai sp?cifique, la facturation dans une plage de dates d?finie, le respect des dates de livraison de r?f?rence et le pourcentage d’ach?vement des projets de construction. La clause de performance a pour objet de mettre en place une m?thode de mesure accept?e entre le fournisseur et le client. Ces clauses sont souvent li?es ? des p?nalit?s ou des r?compenses, selon l’industrie.
Une gestion efficace des contrats implique un suivi quotidien des activit?s, une gestion des performances et un suivi avec le fournisseur. Ce n’est que par le biais d’un processus de gestion active des contrats que l’entreprise peut pr?tendre aux avantages inclus dans le contrat. Ces avantages peuvent inclure des clauses de lib?ration anticip?e, des r?ductions de paiement suppl?mentaires et d’autres p?nalit?s.