L’enregistrement des fournisseurs est le processus de collecte d’informations cl?s aupr?s de fournisseurs externes de biens et de services et de saisie de ces informations dans un syst?me pour g?rer la relation. Le syst?me d’enregistrement utilis? est g?n?ralement ?lectronique ou bas? sur Internet, mais peut ?tre g?r? par le biais d’un processus papier. L’enregistrement est utilis? comme une exigence de seuil pour s?parer les fournisseurs qui sont des fournisseurs ?ligibles et ceux qui ne le sont pas.
Les entreprises, les institutions et les gouvernements font appel ? des fournisseurs externes pour fournir les biens et services n?cessaires qui soutiennent les op?rations ou la production. Les fournisseurs font partie int?grante de la cha?ne d’approvisionnement et n?cessitent une gestion. En tant que partie externe, un fournisseur doit ?tre contr?l? pour ?tablir ses qualifications et son exp?rience avant de pouvoir ?tre consid?r? comme un fournisseur fiable.
Chaque client potentiel a ses propres normes op?rationnelles qui guident le processus de qualification des fournisseurs. Certains clients peuvent traiter des informations confidentielles ou interagir avec des clients de premier plan. D’autres clients peuvent traiter avec des populations vuln?rables qui n?cessitent un permis ou une attestation d’ant?c?dents. Les fournisseurs doivent respecter les normes fix?es par le client ou l’industrie du client, et le respect des normes doit souvent ?tre g?r? tout au long de la relation.
L’enregistrement est l’une des premi?res ?tapes de la gestion des fournisseurs. Il exige que tout fournisseur qui souhaite fournir des biens ou des services fournisse une liste d’informations standard. Ces informations sont v?rifi?es pour s’assurer qu’elles sont compl?tes et conformes aux exigences et saisies dans un syst?me. Le syst?me est ensuite mis ? la disposition du personnel d’approvisionnement du client ou d’autres employ?s afin qu’ils sachent quels fournisseurs figurent sur la liste approuv?e pour soumissionner sur les opportunit?s.
La plupart des grandes institutions et entit?s gouvernementales qui utilisent un grand nombre de fournisseurs ont un syst?me d’enregistrement officiel en place. Les Nations Unies et le gouvernement des ?tats-Unis, par exemple, ont des portails d’enregistrement des fournisseurs bas?s sur Internet. Quiconque souhaite fournir des biens ou des services ? ces entit?s doit s’inscrire via le syst?me en ligne. Le processus d’enregistrement permet ? ces entit?s de g?rer leurs relations avec les tiers, notamment en mati?re de communication et de conformit?.
Un processus d’enregistrement de fournisseur typique n?cessitera les informations de contact du fournisseur. Dans un syst?me d’enregistrement simple, les informations de contact peuvent suffire. Les syst?mes plus complexes qui ont int?gr? la v?rification initiale dans le processus n?cessiteront des apports suppl?mentaires. Un tel syst?me demandera ?galement des preuves des qualifications du fournisseur, y compris l’exp?rience pass?e, la formation, les licences et les certifications, et pourrait demander que des preuves soient jointes ou envoy?es en tant que documentation suppl?mentaire. Un fournisseur peut devoir fournir des r?f?rences commerciales et signer ?lectroniquement diverses assurances.
Comme avantage suppl?mentaire, certains syst?mes d’enregistrement des fournisseurs permettront ?galement aux fournisseurs d’indiquer les domaines d’int?r?t fonctionnel. Certaines entit?s majeures ont des opportunit?s de fournisseurs dans un large ?ventail de domaines op?rationnels. Une s?lection effectu?e lors de l’inscription permet au client de cat?goriser le vendeur et facilite ?galement la communication segment?e. Le client peut informer un sous-ensemble de fournisseurs lorsque des opportunit?s appropri?es correspondant ? leur domaine de sp?cialit? se pr?sentent.