Également appelée conférence téléphonique ou conférence audio, la téléconférence audio est le processus consistant à organiser une réunion via une connexion téléphonique. Développée pour la première fois au milieu du 20e siècle en tant qu’outil commercial, cette forme de téléconférence était autrefois extrêmement coûteuse. Aujourd’hui, il est possible pour les individus ainsi que les organisations de toutes tailles d’utiliser des conférences téléphoniques pour très peu de frais.
La téléconférence audio implique l’établissement d’un point de terminaison commun pour les signaux téléphoniques de toutes les parties qui doivent participer à une conférence particulière. Ceci est accompli à l’aide d’un pont de téléconférence, qui reçoit les signaux téléphoniques entrants et sortants d’un commutateur téléphonique local. Selon la structure de la conférence téléphonique, soit un code d’accès saisi par le participant acheminera le signal vers la conférence appropriée, soit un opérateur acheminera manuellement la connexion vers la bonne session de conférence.
Il existe deux types de téléconférences de base. Les services d’appel sortant de l’opérateur, également appelés services connectés par l’opérateur, sont le plus ancien type de téléconférence audio. Avec ce modèle, une conférence téléphonique est réservée à l’avance, en réservant un certain nombre de lignes et une durée déterminée. Le client fournit au service de conférence téléphonique les noms et numéros de téléphone de toutes les parties qui doivent assister à la session. À l’heure convenue, un opérateur de conférence appelle les participants et les place dans une ligne de conférence commune. Avec cette approche, le modérateur de la conférence est généralement connecté en dernier. De nombreux services offrent au modérateur la possibilité de faire un appel nominal immédiatement après son transfert dans la session de téléconférence.
Une deuxième option est la conférence rendez-vous. Avec cette option, les participants composent un numéro de téléphone spécifique pour se connecter au pont de conférence. Un message automatisé invite le participant à saisir le code d’accès attribué à la téléconférence. Une fois le code d’accès correct saisi, le participant est automatiquement dirigé vers l’appel.
Il existe plusieurs sous-catégories de conférence rendez-vous. L’option de téléconférence audio la plus populaire aujourd’hui est généralement décrite comme un format sans frais de réservation. Avec cette option, le modérateur se voit attribuer un numéro gratuit permanent, un ou plusieurs codes d’accès permanents et un nombre maximum de lignes pouvant être utilisées à tout moment. Cette option évite au modérateur de contacter le service de téléconférence chaque fois qu’il souhaite organiser une réunion par conférence téléphonique, car les informations d’identification sont actives XNUMX heures sur XNUMX.
De nombreux fournisseurs offrent également toujours la possibilité d’une réunion réservée sans frais. Cette option de téléconférence audio fournit un numéro sans frais et des codes d’accès sur une base unique ; rien ne garantit que le modérateur pourra utiliser le même numéro et les mêmes codes pour les futures conférences. Ce format peut également être utilisé pour mettre en place ce que l’on appelle des conférences téléphoniques permanentes ou récurrentes, qui ont lieu le même jour et à la même heure sur une base hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuelle.
Une troisième sous-catégorie de services d’appel entrant est connue sous le nom d’appel à numérotation payante. Ce format fonctionne exactement comme ses homologues sans frais. La différence est qu’au lieu d’un numéro gratuit, tous les participants se connectent au pont de téléconférence à l’aide d’un numéro de téléphone standard, avec indicatif régional. Les services d’appels téléphoniques payants ont connu une énorme baisse d’utilisation au cours des années 1990, mais ont commencé à refaire surface avec l’avènement des téléphones portables et des forfaits d’appels fixes qui ont permis aux participants d’utiliser un numéro payant et de ne pas encourir de frais d’interurbain sur leurs factures de téléphone. .
Au fil des ans, les fonctionnalités de service ont rendu la téléconférence audio de plus en plus conviviale. Aujourd’hui, de nombreux services offrent au modérateur de nombreux outils pour contrôler la conférence, notamment la possibilité de mettre en sourdine tous les autres participants, de déconnecter toutes les lignes à volonté et d’utiliser des notifications vocales lorsqu’une personne entre ou sort de la conférence. Certaines de ces fonctionnalités sont disponibles moyennant des frais supplémentaires, mais nombre d’entre elles sont considérées comme faisant partie du service de base et sont incluses dans le tarif forfaitaire par minute par ligne associé au service de conférence téléphonique.