Lorsqu’une entreprise, une organisation, une région ou un établissement d’enseignement recherche des services d’investissement, tels que des services de comptabilité, d’actuariat ou de gestion d’actifs, un processus d’appel d’offres se déroule souvent. Surtout pour les institutions publiques telles qu’un fonds de pension ou une fondation universitaire, il y a un niveau de responsabilité qui doit être atteint pour les décisions qui sont prises. Au niveau de l’entreprise, cela est également vrai parce qu’un conseil d’administration tiendra la direction responsable des décisions prises. Le processus d’appel d’offres concurrentiel est un moyen de maintenir une méthode transparente d’approvisionnement de fournisseurs de services tiers qui reste équitable et qui, une fois menée avec succès, conduira à la sélection du fournisseur approprié.
L’appel d’offres commence souvent par une demande de proposition (RFP), qui est émise par l’entité à la recherche de services financiers ou par un consultant externe qui gère le processus de recherche. Un document est rendu public ou sur invitation seulement. Les qualifications pour le contrat sont décrites dans l’appel d’offres et, par conséquent, la plupart des entreprises qualifiées répondent à l’invitation dans le cadre du processus d’appel d’offres. Afin que les prestataires de services répondent efficacement, une période de questions-réponses (Q&A) sera établie entre les soumissionnaires et l’émetteur ou le consultant. Après cette période de questions-réponses, une date limite pour les soumissions est appliquée.
Dans un processus d’appel d’offres ouvert, les entrées des fournisseurs de services qui sont reçues sont disponibles pour que d’autres personnes puissent les consulter. Un processus d’appel d’offres fermé est moins public et seules certaines personnes ont accès aux candidatures dans ce type de processus. Souvent, les résultats des questions et réponses sont affichés pour que d’autres soumissionnaires puissent voir s’ils sont confrontés à des questions similaires.
Après la date limite de soumission, toutes les candidatures sont examinées. En fonction de l’ensemble des soumissions, le temps nécessaire à l’examen variera. Une liste restreinte est créée des entreprises qualifiées qui répondent le mieux aux critères de l’appel d’offres, réduisant ainsi le processus d’appel d’offres concurrentiel. Les entreprises figurant sur une liste restreinte pourraient être invitées aux réunions de l’émetteur pour mieux expliquer les produits et services offerts et pour répondre à toute préoccupation ou question que l’émetteur pourrait avoir concernant la stratégie, les frais ou d’autres préoccupations.
Le processus d’appel d’offres est terminé lorsqu’un fournisseur de services obtient le contrat. Souvent, même après la sélection du gagnant, certaines négociations doivent être finalisées. En cas d’échec des négociations finales, un émetteur choisira souvent un deuxième enchérisseur pour obtenir le contrat à la place.