L’automatisation des processus métier, ou BPA, est une stratégie utilisée pour optimiser et rationaliser les processus essentiels utilisés pour exploiter une entreprise, en utilisant les dernières technologies pour automatiser les fonctions impliquées dans l’exécution de ces processus. L’idée derrière le BPA est de permettre à l’entreprise de tirer le meilleur parti de toutes les ressources disponibles, tout en maintenant les coûts d’exploitation aussi bas que possible. Cela permet à l’entreprise de générer des bénéfices plus importants et d’atteindre un niveau de stabilité qui serait difficile à atteindre sans l’utilisation de l’automatisation.
Bien qu’il existe un certain nombre d’approches différentes de l’automatisation des processus métier, la plupart des stratégies identifient trois étapes essentielles qui doivent avoir lieu pour que l’automatisation réussisse. La première étape est connue sous le nom d’orchestration. Au cours de cette phase, les gestionnaires travaillent avec des professionnels de l’automatisation, tels que les développeurs de technologies de l’information, pour évaluer les besoins de l’entreprise, explorer les spécificités de chaque secteur d’activité et identifier où la technologie peut rationaliser les étapes impliquées dans chacun de ces secteurs. . Au cours de l’orchestration, toutes les parties impliquées cherchent également à déterminer comment chaque secteur peut être interconnecté plus efficacement avec l’utilisation du matériel et des logiciels appropriés, et à son tour avoir un impact positif sur l’effort de production global. C’est ici que la stratégie d’automatisation est définie et préparée pour être mise en œuvre dans la culture d’entreprise.
Après l’orchestration, la phase suivante de l’automatisation des processus métier est appelée intégration. Au cours de cette phase, chaque département de l’entreprise est progressivement initié à la nouvelle technologie. Une fois que les progrès sont en place et fonctionnels, le service suivant du processus de mise en œuvre est abordé, la séquence se poursuivant jusqu’à ce que tous les secteurs de l’entreprise ne soient pas impliqués dans l’automatisation. Cette approche incrémentale permet d’identifier et de mettre en œuvre rapidement tout problème opérationnel imprévu qui se matérialise au niveau de chaque service, avant d’étendre l’automatisation à d’autres services. Idéalement, cela signifie que lorsque la mise en œuvre est terminée, chaque service réagit favorablement avec une productivité accrue grâce aux nouveaux processus automatisés.
La phase finale de l’automatisation des processus métier est parfois appelée intégration ou exécution dynamique. C’est la phase dans laquelle les processus automatisés maintenant établis au sein de chaque département sont davantage intégrés pour fournir des données aux autres départements. Par exemple, dans une situation d’automatisation des processus métier entièrement fonctionnelle, les données du service commercial sont transférées automatiquement vers les comptes clients, qui à leur tour partagent les données sur les commandes facturées avec les ventes, les différents niveaux de gestion et d’autres au sein de l’organisation qui ont besoin d’accéder à ces données. . L’exécution à ce niveau crée également un flux de données bidirectionnel, permettant aux vendeurs et aux directeurs des ventes d’obtenir facilement des données sur les commandes passées par leurs clients, y compris les dates d’expédition, les dates de facturation et le moment où ces factures ont été payées.
Les entreprises de toute taille peuvent bénéficier de l’utilisation de l’automatisation des processus métier. En supposant que les processus automatisés aident à exécuter les fonctions d’une manière plus efficace que les processus manuels, l’entreprise réduit les dépenses d’exploitation et est en mesure de fournir des produits à moindre coût. Cela signifie à son tour plus de profit est réalisé sur chaque unité vendue, un facteur qui est important pour le succès de presque toute entreprise commerciale.