L’externalisation de la comptabilité est la stratégie commerciale consistant à externaliser une partie ou la totalité des fonctions comptables nécessaires pour maintenir l’entreprise opérationnelle. Alors que le concept d’externalisation est souvent associé aux petites et moyennes entreprises, les grandes entreprises peuvent également sous-traiter leurs besoins comptables à un service comptable fiable. Il existe un certain nombre de raisons pour lesquelles une entreprise envisagerait l’externalisation de la comptabilité, la plupart étant axées sur l’utilisation optimale des ressources disponibles pour l’entreprise.
Pour les petites entreprises, la question de savoir pourquoi elles pourraient externaliser les fonctions comptables a souvent à voir avec des ressources limitées. Plutôt que d’employer un personnel à temps plein pour gérer des fonctions telles que la gestion des comptes débiteurs et créditeurs, le traitement de la paie ou le calcul et le paiement des taxes fédérales et autres taxes applicables, le propriétaire de petite entreprise peut choisir de faire appel aux services d’un cabinet comptable fiable. En conséquence, l’entreprise aura moins de salaires à couvrir et moins d’avantages à payer, et n’a pas à se soucier de l’absentéisme qui pourrait retarder l’affichage des paiements ou l’obtention d’une paie en temps opportun. Avec ces fonctions entre les mains d’un fournisseur d’externalisation comptable fiable, la petite entreprise peut utiliser ses ressources pour d’autres tâches importantes, telles que l’amélioration du processus de production ou la mise en œuvre de stratégies pour augmenter les ventes.
Les entreprises de taille moyenne peuvent également trouver que l’externalisation de la comptabilité est une bonne option pour bon nombre des mêmes raisons. L’externalisation signifie que l’entreprise bénéficie de professionnels de la comptabilité formés sans avoir à fournir des salaires et des avantages sociaux, et peut rediriger ses ressources vers d’autres projets. Dans le même temps, une entreprise de taille moyenne peut constater que le choix d’externaliser les fonctions comptables réduit également considérablement les dépenses en fournitures de bureau, ce qui contribue à son tour à augmenter le résultat net de l’entreprise chaque mois.
Les entreprises trouvent parfois que l’externalisation de la comptabilité est utile lorsqu’il s’agit de maintenir le rythme rapide qui est commun à de nombreuses grandes entreprises. Faire appel à des services externes pour gérer les fonctions comptables signifie qu’il n’est pas nécessaire de consacrer du temps et de l’argent à l’embauche et à la formation de personnel qualifié. En prime, étant donné que les registres comptables sont stockés à distance et peuvent généralement être consultés par le personnel autorisé en cas de besoin, l’externalisation signifie que les agents et autres peuvent accéder rapidement aux données financières dont ils ont besoin, même s’ils sont en déplacement. Les avantages de ce type fonctionnent bien dans une entreprise où les gens s’engagent constamment dans le multitâche et ont besoin d’informations à jour le plus rapidement possible.
Les frais d’externalisation de la comptabilité varient en fonction des besoins du client. De nombreux services proposent des packages de comptabilité avec des frais fixes qui couvrent un type et un nombre spécifiques de transactions comptables, ainsi qu’un barème de frais pour des fonctions supplémentaires qui peuvent être nécessaires de temps à autre. D’autres permettent aux clients de créer des packages personnalisés, n’incluant que les fonctions dont ils ont réellement besoin, en facturant au client uniquement les fonctions sélectionnées. Les packages personnalisés valent souvent la peine d’être envisagés par les petites ou moyennes entreprises qui souhaitent conserver certaines fonctions en interne, tout en sous-traitant le reste à un fournisseur partenaire.