Un accusé de réception est un document qui confirme la livraison d’un message, d’un objet ou d’une commande. Il existe plusieurs façons d’utiliser les récépissés de livraison, notamment dans les échanges de courrier ainsi que la journalisation des commandes envoyées par une entreprise pour la livraison. Des versions génériques que les entreprises doivent remplir au besoin sont disponibles, et de nombreux logiciels conçus pour aider à l’expédition produisent également des reçus de livraison.
Un endroit où ce type de document est courant est au bureau de poste, où les expéditeurs peuvent demander un accusé de réception moyennant des frais supplémentaires. Lorsque le courrier arrive, un destinataire doit signer pour lui, accusant réception de la livraison. Cela permet à l’expéditeur de savoir que le courrier est arrivé en toute sécurité. Cela peut être important lorsqu’un délai ou une mesure similaire est en place et que l’expéditeur souhaite disposer de documents en cas de litige. Si un avocat prétend qu’elle n’a pas reçu de communication à temps, par exemple, l’expéditeur peut utiliser le récépissé de livraison pour prouver le contraire.
Le courrier électronique peut également être accompagné d’une option de reçu de livraison. Certains systèmes de courrier automatisé génèrent des reçus afin que les expéditeurs sachent que leurs e-mails sont arrivés en toute sécurité. Ceci est particulièrement courant dans le service client, où le reçu fournira également un numéro de référence et un délai afin que l’expéditeur sache quand il peut s’attendre à recevoir une réponse. Cet e-mail provient d’une adresse automatisée et les expéditeurs sont informés qu’ils ne peuvent pas envoyer d’e-mails à cette adresse et s’attendre à une réponse.
Dans le transport maritime, de nombreuses entreprises utilisent un système de réception de livraison pour faire face au risque de réclamation des clients. Lorsque le client reçoit un envoi, il doit l’examiner et signer un récépissé de livraison, indiquant qu’il l’a reçu dans son intégralité. Étant donné que les envois sont souvent bien emballés et que le service de livraison attend de passer à la livraison suivante, les clients peuvent signer les formulaires sans vérification et disposer d’une brève fenêtre pour contester quelque chose sur le formulaire. Une librairie, par exemple, pourrait signer la documentation, puis découvrir qu’il s’agit en fait de plusieurs exemplaires courts sur un titre, et demander un remboursement ou une réexpédition.
Le bon de livraison entre dans les registres relatifs à l’envoi. Si un client prétend que quelque chose n’est jamais arrivé, l’entreprise peut retirer le reçu de livraison pour enquêter sur la situation. Il peut constater que les produits ont été livrés à une mauvaise adresse ou n’ont pas été signés par un représentant autorisé. Il pourrait également déterminer que, selon ses dossiers, l’envoi est allé à la bonne personne au bon endroit, et l’entreprise n’a aucun recours.