Un bon de commande d’entreprise (PO) est un document envoyé par une entreprise à un fournisseur de produits ou de services. Il indique exactement ce qui est acheté et à quel prix. Une fois que le vendeur a reçu et accepté le bon de commande, il agit comme un contrat entre la société et le vendeur. Les bons de commande d’entreprise indiquent clairement entre les deux parties ce qui est attendu et combien cela coûtera.
Les bons de commande vont au-delà des simples méthodes de passation de commandes. Dans la plupart des entreprises, le bon de commande est la première étape d’un processus comptable. L’émission d’un bon de commande est généralement effectuée par le service de comptabilité et créera l’enregistrement des comptes fournisseurs. Il crée également un dispositif de suivi des commandes en cours. Dans les entreprises qui effectuent des centaines ou des milliers d’achats chaque mois, cela devient un mécanisme de suivi indispensable.
Du point de vue du fournisseur, un bon de commande d’entreprise fournit de la clarté et un mécanisme comptable. La réception d’un bon de commande d’entreprise donne non seulement au vendeur un contrat écrit avec l’acheteur, mais devient également la première étape de la création d’une piste des comptes débiteurs. Ces bons de commande sont importants lorsque vous essayez d’obtenir du financement ou des prêts commerciaux, car le vendeur documente le montant d’argent qui sera versé à l’entreprise et le moment où il devrait être reçu.
Les éléments typiques d’un bon de commande d’entreprise comprennent la date ; un numéro de bon de commande ; le nom, l’adresse et les coordonnées téléphoniques des deux parties ; et une description des biens et services avec les prix et les totaux. Pour l’acheteur comme pour le vendeur, le numéro de bon de commande devient le principal mécanisme de suivi de toutes les commandes passées entre les deux.
Une variante du bon de commande d’entreprise est un ordre permanent qui crée une commande sur une période de temps. Cela permet des remises sur quantité pour des produits ou des services qui n’ont pas à être livrés en une seule fois. Ces types de bons de commande concernent généralement des produits ou des services fournis périodiquement au cours d’une année. Par exemple, un bon de commande pourrait être émis pour la livraison mensuelle de fournitures de papier ou l’entretien trimestriel d’une unité de climatisation.
Pour les petites entreprises, créer un processus de commande d’achat peut sembler exagéré, mais une fois qu’il a été correctement exécuté, cela permet d’économiser du temps et de l’argent. Il donne aux acheteurs et aux vendeurs un numéro de bon de commande qui facilite le suivi des commandes. Il crée également un document juridique entre les deux parties qui garantit à l’acheteur le prix qui a été négocié et donne au vendeur un document qui lui donne légalement droit aux fonds dus.
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