Un bureau équipé est un espace commercial équipé de mobilier et d’équipements. Plutôt que la méthode traditionnelle d’une entreprise qui emménage dans une suite bureautique et doit la meubler et l’équiper, ainsi que prendre des dispositions pour le nettoyage nocturne, la livraison de nourriture, le stockage des fournitures, les paiements d’assurance, etc., l’espace est viabilisé. L’entreprise paie un service pour gérer tous les détails opérationnels d’un bureau fonctionnel et entièrement équipé afin qu’elle puisse se concentrer sur la gestion d’une entreprise. Un autre élément clé d’un bureau équipé est que le bail est flexible pour les besoins de l’entreprise.
La durée typique des baux pour les bureaux équipés a tendance à être de quelques mois plutôt que les trois, cinq ou 10 ans pour les espaces commerciaux traditionnels. Penser à un « bureau instantané » avec des conditions de location flexibles est un bon moyen de comprendre ce que comprend ce type d’arrangement. Une entreprise obtient tous les détails de la mise en place d’un nouvel espace de bureau pour elle. Bien que les entreprises doivent payer pour ce service, elles économisent souvent de l’argent car il n’est pas nécessaire de dépenser des milliers de dollars en mobilier de bureau comprenant des cabines et des pièces de rangement.
Même le coût de l’aménagement d’une grande salle de réunion avec une table et des chaises adaptées aux réunions avec les clients peut être un achat important. L’utilisation de tous les meubles et équipements selon leur calendrier de location préféré est un autre grand avantage d’un agencement de bureaux équipés. Si une entreprise n’a besoin que temporairement de l’espace meublé, il n’y a pas lieu de s’inquiéter de savoir si le mobilier de ce bureau conviendra au plus permanent.
La couverture de petits détails, comme s’assurer qu’il y a de la nourriture dans la salle à manger et des articles en papier dans les toilettes, est un autre avantage d’avoir un bureau équipé. L’entreprise fait des choix et négocie une fois les prix avec un fournisseur de bureaux desservis, puis a tout au plus la petite tâche de rédiger un chèque une fois par mois. Selon l’arrangement particulier, les services fournis peuvent inclure un système informatique qui répond aux exigences exactes de l’entreprise. Certains bureaux équipés incluent même une réceptionniste ou un autre personnel administratif ainsi que les fournitures et le mobilier de réception.
La commodité d’un bureau équipé peut être particulièrement avantageuse pour une entreprise d’envergure mondiale. Les chefs de bureau transférés d’une autre succursale ailleurs dans le monde peuvent déménager avec un minimum de tracas et économiser leur temps de travail pour se concentrer sur l’entreprise. Les propriétaires et les cadres supérieurs trouvent souvent l’achat d’un bureau équipé plus rentable que de laisser leurs gestionnaires hautement rémunérés effectuer le travail de réorganisation. Avec l’aménagement des bureaux et tous les services connexes gérés par un fournisseur, les gestionnaires sont libres d’effectuer les tâches pour lesquelles ils ont été principalement payés, comme superviser le personnel pour augmenter la production des biens ou des services de l’entreprise.
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