Le rôle principal du coordinateur du changement est de coordonner le flux de documents entourant les changements apportés à un projet en cours ou à un grand système. Pour réussir dans ce rôle, il ou elle doit être soucieux du détail, aimer travailler avec des projets complexes et avoir d’excellentes compétences multitâches. La gestion du changement est le processus de contrôle et de gestion du changement, et ce poste est essentiel dans ce processus.
Il n’y a pas de programme de formation spécifique pour devenir coordinateur du changement. Au lieu de cela, la grande majorité des employeurs exigent que le coordonnateur du changement ait terminé des études postsecondaires formelles dans un domaine connexe. Cela peut inclure des systèmes d’information comptables, commerciaux, de gestion ou informatiques. Ces programmes peuvent être complétés au niveau universitaire ou collégial et prennent habituellement de trois à quatre ans d’études à temps plein.
Les trois tâches principales d’un coordinateur du changement sont la mise en œuvre d’un processus de gestion du changement, la conception du processus métier pour le soutenir et la garantie de la conformité. Les détails du processus varieront, mais il y aura toujours la personne demandant le changement, le chef de projet responsable de l’examen de la demande et la notification de l’équipe du statut de la demande. La plupart des entreprises conçoivent un formulaire en plusieurs parties ou un flux de travail électronique pour gérer ce processus.
Il y a deux aspects à la gestion du changement qui doivent être en place pour qu’elle fonctionne correctement : la documentation de la demande et l’approbation appropriée. La documentation de la demande doit inclure l’élément réel à modifier, la justification commerciale de la demande et les avantages et risques attendus inhérents à la demande. Tout changement doit avoir un avantage clair, que ce soit en améliorant un processus ou en résolvant un problème.
Le processus d’approbation est essentiel dans la gestion du changement, et il est de la responsabilité du coordinateur du changement de s’assurer que toutes les demandes sont approuvées par la personne appropriée. En exigeant l’approbation des cadres supérieurs, toutes les demandes doivent être expliquées à un membre de l’équipe de direction, qui peut avoir un point de vue différent et voir des risques ou des avantages supplémentaires. De plus, ce processus réduit le risque que le personnel demande un changement qui réduise les contrôles internes.
Assurer la conformité est une partie importante du rôle du coordinateur du changement. Il ou elle est responsable de l’émission des numéros de suivi des modifications et de l’examen des plans de projet pour s’assurer que toutes les demandes de modification ont un numéro qui leur est attribué. De plus, il est important de valider que l’approbateur est responsable du domaine qui sera impacté par la demande de changement. Par exemple, le responsable d’étage ne devrait pas être en mesure d’approuver une demande de changement concernant le système financier central, car il n’est pas responsable de ce domaine.