Le dépassement de coût fait référence à une situation dans laquelle un projet engage des dépenses supérieures aux coûts prévus décrits dans le budget du projet. Lorsqu’un dépassement de coûts se produit, cela signifie que l’équipe travaillant sur un projet a dépensé tout l’argent budgétisé pour le projet. Un projet qui a atteint un dépassement de coût nécessite un montant supérieur au budget initial pour terminer le travail. Les dépassements de coûts peuvent se produire pour diverses raisons, mais ils sont généralement évitables grâce à une conception budgétaire et une planification des dépenses de projet minutieuses.
Lorsqu’un projet dépasse le budget, cela peut coûter plus cher à une organisation que de l’argent supplémentaire. Les dépassements de coûts dans un projet peuvent entraîner des retards pendant que le chef de projet trouve plus d’argent pour le projet. Au pire, un dépassement des coûts peut mettre un terme à un projet s’il n’y a pas d’argent disponible pour compenser la différence et financer l’achèvement du projet.
Les raisons d’un dépassement des coûts peuvent inclure une mauvaise organisation, un manque d’informations ou des demandes des clients dépassant ce qui était prévu pour un projet. Une mauvaise organisation peut provenir d’une mauvaise planification de projet ou d’un manque d’expérience dans la planification du type de projet en cours. Un manque d’informations précises sur le projet peut également influencer l’exactitude des projections budgétaires. Si un chef de projet ne dispose pas des informations dont il a besoin pour planifier un projet, la budgétisation peut être déterminée à partir de nombres incorrects dérivés d’informations erronées. Des informations peu fiables peuvent entraîner des coûts supplémentaires qui font qu’un budget est inférieur à ce qui est nécessaire pour mener à bien un projet.
Souvent, un dépassement de coûts peut se produire lorsqu’un client demande un travail qui n’était pas initialement prévu dans un projet. Un bon exemple de ceci pourrait être un propriétaire qui fait plusieurs demandes supplémentaires à un entrepreneur sans ajuster le budget du projet de construction. Étant donné que les matériaux et la main-d’œuvre supplémentaires coûtent de l’argent, toute demande supplémentaire ajoute des coûts supplémentaires aux dépenses d’un projet. Ces coûts supplémentaires peuvent amener un entrepreneur à dépasser son budget si les coûts des demandes supplémentaires ne sont pas ajoutés au budget prévu d’origine.
Parfois, les dépassements de coûts se produisent par hasard. La circulation, les accidents et les catastrophes naturelles peuvent créer des dommages et des retards qui s’ajoutent au coût d’un projet budgétisé. La meilleure façon d’éviter les retards de travail en raison d’un dépassement de budget est de mettre de côté des fonds d’urgence pour un projet au cas où des obstacles imprévus feraient en sorte qu’un projet dépasse son budget.