Un enregistrement comptable est tout type de document électronique ou papier qui fournit des informations sur la situation financière d’un individu ou d’une entité. Les enregistrements de ce type sont utilisés pour créer des enregistrements comptables plus détaillés tels que des grands livres, des journaux et d’autres types de livres comptables. La fonction principale de ces documents est de créer un historique précis de toutes les transactions financières liées à une période donnée, y compris les revenus reçus ainsi que les décaissements effectués pour les dépenses pertinentes. Outre les opérations monétaires, ces livres de comptes permettent également de déterminer l’équilibre entre l’actif et le passif.
Un certain nombre de documents sont inclus dans le cadre du processus de préparation et de tenue des livres comptables. Les factures émises par une entreprise sont l’un des documents fondamentaux qui sont notés et suivis dans les grands livres et les journaux. Les factures permettent de garder une trace des revenus potentiels qui peuvent raisonnablement être anticipés par l’entreprise. En entrant les factures et les montants des factures dans les livres comptables, il est beaucoup plus facile d’appliquer des chèques ou d’autres modes de paiement qui sont remis par les clients à leur arrivée et sont préparés pour le dépôt sur un compte bancaire.
Les factures relatives aux achats effectués par une entreprise sont également essentielles pour maintenir des livres comptables précis. Comme pour les factures émises par une entreprise, celles qui sont reçues doivent être enregistrées dans les comptes fournisseurs, ce qui facilite l’établissement d’un calendrier d’émission de paiement pour ces factures. Le chèque ou le mode de paiement utilisé pour régler le solde de ces factures est également considéré comme un enregistrement comptable et est généralement noté dans les comptes créditeurs conjointement avec la facture appropriée.
Toutes les transactions monétaires impliquées dans l’exploitation de l’entreprise sont considérées comme des enregistrements comptables d’un type ou d’un autre. Les copies manuelles et électroniques sont conservées dans les dossiers, ce qui facilite grandement la vérification des écritures de journal et garantit que tous les registres sont en bon ordre. Lorsque les principes comptables généralement reconnus sont suivis, il est beaucoup plus facile de récupérer les enregistrements appropriés des actifs, les enregistrements des passifs et tout sous-groupe de ces enregistrements se rapportant à toute transaction de dettes ou de créances.
La tenue de registres comptables précis sous une forme ou une autre est souvent nécessaire à des fins fiscales. Cela est vrai aussi bien pour les particuliers que pour les entreprises. Le défaut de conserver des copies des pièces justificatives essentielles peut souvent créer des problèmes si un contrôle fiscal est demandé, et peut entraîner le refus de certaines déductions pour manque de documentation. Pour cette raison, de nombreux particuliers et entreprises utilisent un logiciel de comptabilité pour garder toutes les écritures en ordre, tout en conservant des copies des chèques, factures et autres pièces justificatives qui soutiennent les écritures effectuées dans les livres comptables eux-mêmes.