Un formulaire de garantie est utilisé dans deux cas différents. Dans un cas, il s’agit de la forme que les fabricants fournissent aux consommateurs qui choisissent de profiter d’une garantie de produit. Il peut également être utilisé pour finaliser un accord financier. Dans le premier cas, le consommateur devra remplir et retourner ce formulaire pour faire remplacer ou réparer son produit. Le formulaire demande généralement le nom du consommateur, son adresse, le nom du produit acheté et une description de la plainte. Le formulaire de garantie indique généralement ce que le consommateur doit inclure d’autre avec le formulaire – généralement un reçu original et un code UPC figurant sur l’emballage du produit.
Lorsque le formulaire fait partie d’une promotion publicitaire, l’annonceur propose souvent « remboursé s’il n’est pas ravi ». Bien que presque tous les fabricants remboursent l’argent d’un client en raison d’un mécontentement à l’égard du produit, la promotion est un défi qui encourage les consommateurs à essayer le produit car ils n’ont rien à perdre. L’annonceur suppose que la plupart des consommateurs seront suffisamment satisfaits du produit pour ne pas demander le remboursement, mais s’ils souhaitent se faire rembourser, ils sont dirigés vers un formulaire de garantie comme moyen d’obtenir le remboursement. En disposant d’un formulaire standardisé, les fabricants peuvent être sûrs d’avoir toutes les informations dont ils ont besoin du consommateur, dans un format familier qui permet à leurs employés d’accéder facilement aux données du consommateur et de traiter de nombreux formulaires en peu de temps.
Le deuxième cas pour lequel un formulaire de garantie peut être utilisé est de mettre un accord financier par écrit. Un emprunteur peut signer un formulaire de garantie acceptant de rembourser un prêteur, décrivant les conditions selon lesquelles le prêt sera remboursé. Ou, un acheteur d’un service en cours peut être invité à signer un formulaire de garantie indiquant qu’il a les fonds pour le service, ou exactement quelle source financera le service.
Ce type de formulaire de garantie exige que l’acheteur indique des détails tels que les comptes bancaires et les noms et coordonnées de toute autre partie impliquée dans le financement. Elle a le double objectif d’obliger l’acheteur à se demander s’il a ou non accès au financement requis et d’offrir une certaine assurance au prestataire du service que l’acheteur ne sera pas contraint d’arrêter brutalement le service en raison de manque de fonds.