Un front office est une désignation qui décrit un domaine d’une entreprise où les clients et le personnel de l’entreprise interagissent. Les bureaux d’accueil sont généralement appelés ainsi parce qu’ils se trouvent à l’avant ou à l’entrée d’une entreprise, ce qui permet aux clients d’accéder facilement aux employés de bureau. Cette section vitale de l’entreprise peut servir à plusieurs fins, selon l’entreprise, et est souvent le meilleur endroit pour obtenir des informations relatives aux clients.
Les bureaux d’accueil peuvent avoir un bureau d’entrée doté d’une secrétaire ou d’un employé administratif. Ce bureau principal peut offrir une assistance aux clients entrants ou aux clients et peut diriger les requêtes vers le personnel approprié. Alternativement, tout le personnel du service peut être formé à l’assistance à la clientèle ; Étant donné que les travailleurs de ce secteur de l’entreprise peuvent avoir de nombreuses tâches, leur formation au service à la clientèle signifie que quelqu’un sera presque toujours disponible pour aider un client.
En plus d’être un point de contact pour les clients, cet espace peut également servir de plaque tournante principale de communication pour l’ensemble de l’entreprise. Les employés de bureau remplissent souvent des fonctions de secrétariat et peuvent être chargés de prendre des messages, de traiter des commandes et de transmettre des informations à différents départements. De nombreux front offices travaillent de concert avec les départements des ventes et du marketing afin de créer et de diffuser des informations aux clients.
Selon la taille et la fonction de l’entreprise, le front office peut servir de touche-à-tout. Les travailleurs de ce domaine peuvent s’occuper du tri et de la distribution quotidiens du courrier, fournir des services de copie et de télécopie à d’autres départements, travailler directement avec les clients et effectuer des tâches de saisie de données. Un travailleur typique occupant ce poste aura un mélange de compétences en service à la clientèle et de compétences de bureau. Les compétences organisationnelles, les connaissances en informatique et la dactylographie sont souvent essentielles pour survivre à l’atmosphère trépidante de cette région.
Le front office peut également servir de maison pour les machines de bureau. Les appareils courants trouvés dans cette zone comprennent les copieurs, les télécopieurs, les téléphones multilignes, les machines à affranchir et à balance pour le courrier et les ordinateurs de bureau. De nombreux experts suggèrent qu’il est sage de demander de l’aide aux travailleurs avant d’essayer d’utiliser l’une de ces machines ; une machine cassée ou bloquée peut causer des heures de maux de tête et ralentir la production pour toute une entreprise.
La personne en charge de ce domaine énergétique peut avoir une variété de titres différents, tels que secrétaire en chef, chef de bureau, superviseur de bureau ou administrateur. Cette personne est généralement responsable de la formation et de la gestion des assistants et exerce les fonctions de chef de service. Les gestionnaires de front office ont généralement d’excellentes compétences managériales ainsi qu’une compréhension claire de l’entreprise et de sa fonction.
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