Vous pouvez mettre en place un front office pour votre entreprise en sécurisant les installations, en embauchant du personnel et en préparant des systèmes d’interface avec le public. Vous pouvez également embaucher une entreprise qui propose une solution de bureau préétablie ou sous-traiter une partie de la dotation en personnel à des entreprises du monde entier. La conception et la gestion des bureaux sont la clé du succès de chaque entreprise. Le déploiement d’une interface publique reflète sa philosophie de service client et déterminera, à terme, la fidélisation de la clientèle. Le défi de la direction est de réduire les coûts tout en gardant les clients satisfaits et en créant un avantage concurrentiel.
Le front office d’une entreprise est constitué de tous les départements qui entrent en contact direct avec le public. Ces départements comprennent la réception, le service et les ventes. En règle générale, une nouvelle entreprise aura des besoins modestes, et peut seulement avoir besoin d’un endroit pour rencontrer des clients ou des clients et l’équiper de manière appropriée. Ensuite, il engage du personnel pour répondre au téléphone, fournir un service client et réaliser des ventes. Enfin, il met en place des systèmes pour assurer le bon déroulement du processus.
Dans les premières étapes du développement commercial, le front office peut partager une grande partie du même espace et des mêmes ressources que le back office par nécessité. Le back-office est l’ensemble des parties de l’entreprise que le public ne voit jamais. Les entreprises manufacturières qui doivent mettre en place des installations pour produire un produit ont tendance à être plus concernées au début par le back-office, tandis que les cabinets de conseil et les entreprises axées sur les services montent et descendent sur leurs relations publiques. Au fur et à mesure qu’une entreprise grandit et qu’elle dispose des ressources nécessaires pour établir des installations séparées pour chaque département, la mise en place des opérations de bureau consiste à doter chaque département qui conclut un contrat avec le public d’une philosophie de service à la clientèle et du personnel et de l’équipement pour fournir une entreprise cohérente. visage.
Une alternative à la création de votre propre bureau, en particulier dans la phase de démarrage, consiste à engager un cabinet de conseil pour le gérer. Il existe des entreprises qui fournissent des services de front office packagés pour d’autres entreprises. Ce type de fournisseur de services aux entreprises exploitera un bureau central avec réception, salles de réunion, bureaux, équipement, hospitalité et tout ce dont une entreprise aurait besoin pour rencontrer un client. Pour une somme forfaitaire, il attribue à une entreprise cliente un numéro de téléphone et une adresse postale. Il gère la réception par téléphone et en personne, traite le courrier pour l’entreprise et permet au personnel de l’entreprise d’utiliser les installations pour rencontrer les clients au besoin.
Les entreprises matures ont une autre option pour mettre en place des opérations de front office. L’externalisation de pièces vers des pays d’outre-mer où les coûts de main-d’œuvre sont moins élevés, comme l’Inde, est devenue un moyen populaire de contenir les dépenses. Le service client par téléphone est un service souvent externalisé. De nombreuses entreprises ont externalisé certaines parties de leurs services commerciaux, en particulier les appels à froid et les premiers contacts. Dans ces cas, une entreprise maintient toujours une présence au front office, mais les services clés sont sous-traités à des tiers.