Le soutien au front office implique une s?rie de t?ches qui sont n?cessaires pour assurer le bon fonctionnement des op?rations quotidiennes d’une entreprise. Ces t?ches comprennent souvent la transmission des appels t?l?phoniques des clients aux services appropri?s, la r?ponse aux questions des clients, le classement des documents, la saisie des donn?es dans les logiciels informatiques pertinents et le traitement des transactions financi?res. Diff?rents types d’emplois de support front office sont adapt?s ? diff?rentes entreprises et organisations. Les bureaux d’accueil m?dicaux, juridiques, ?ducatifs et des petites entreprises ont chacun des responsabilit?s uniques, bien que l’objectif global d’un bureau d’accueil soit de pr?senter au public une image professionnelle et efficace de l’organisation.
Les divers emplois de front office incluent ceux de commis, de r?ceptionnistes et d’assistants administratifs. Ces emplois comportent g?n?ralement diff?rents niveaux de responsabilit?, en fonction de l’exp?rience et de l’?ducation des employ?s, et les t?ches associ?es peuvent parfois se chevaucher pour le personnel du front office dans les petites organisations. Les commis aux fichiers sont souvent charg?s de tenir des registres organis?s des documents imprim?s et de saisir les informations actuelles sur les clients dans une base de donn?es informatique ou des tableurs. Les r?ceptionnistes accueillent principalement les clients entrant ? la r?ception et r?pondent aux appels t?l?phoniques entrants. Ils transf?rent ?galement g?n?ralement les appels vers d’autres services via un syst?me t?l?phonique multiligne. Les adjoints administratifs peuvent effectuer ces t?ches de classement et de service ? la client?le en plus d’organiser les horaires quotidiens de leur employeur et de traiter une vari?t? de documents.
Selon la taille et les ressources d’une entreprise donn?e, le personnel de soutien du front office peut ?galement ?tre responsable de certains types de transactions financi?res des clients. Ils peuvent traiter les paiements par carte de cr?dit pour des produits ou services et d?livrer aux clients leurs re?us pour ces paiements. Certaines organisations qui sous-traitent le traitement de leur paie peuvent exiger que l’un de leurs employ?s de soutien au front office r?cup?re les ch?ques finis aupr?s de la soci?t? de paie. Cet employ? est alors parfois charg? de distribuer les ch?ques au reste du bureau en temps opportun.
?tant donn? qu’un syst?me de support de front office est une partie importante de toute organisation, de nombreuses entreprises effectuent une analyse de front office ? intervalles r?guliers. Ce type d’?tude de contr?le qualit? examine l’efficacit?, l’organisation et le professionnalisme du personnel du front office et formule des moyens d’apporter les am?liorations n?cessaires. Les r?sultats d’une analyse du front office constituent parfois la base des d?cisions de promotion et d’augmentation de salaire pour les employ?s du front office. Le personnel de support du front office qui re?oit des critiques positives d’une analyse est g?n?ralement celui qui est capable de bien interagir avec les clients, de travailler en ?quipe et d’accomplir ses t?ches avec peu ou pas d’erreurs.
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