Le soutien au front office implique une série de tâches qui sont nécessaires pour assurer le bon fonctionnement des opérations quotidiennes d’une entreprise. Ces tâches comprennent souvent la transmission des appels téléphoniques des clients aux services appropriés, la réponse aux questions des clients, le classement des documents, la saisie des données dans les logiciels informatiques pertinents et le traitement des transactions financières. Différents types d’emplois de support front office sont adaptés à différentes entreprises et organisations. Les bureaux d’accueil médicaux, juridiques, éducatifs et des petites entreprises ont chacun des responsabilités uniques, bien que l’objectif global d’un bureau d’accueil soit de présenter au public une image professionnelle et efficace de l’organisation.
Les divers emplois de front office incluent ceux de commis, de réceptionnistes et d’assistants administratifs. Ces emplois comportent généralement différents niveaux de responsabilité, en fonction de l’expérience et de l’éducation des employés, et les tâches associées peuvent parfois se chevaucher pour le personnel du front office dans les petites organisations. Les commis aux fichiers sont souvent chargés de tenir des registres organisés des documents imprimés et de saisir les informations actuelles sur les clients dans une base de données informatique ou des tableurs. Les réceptionnistes accueillent principalement les clients entrant à la réception et répondent aux appels téléphoniques entrants. Ils transfèrent également généralement les appels vers d’autres services via un système téléphonique multiligne. Les adjoints administratifs peuvent effectuer ces tâches de classement et de service à la clientèle en plus d’organiser les horaires quotidiens de leur employeur et de traiter une variété de documents.
Selon la taille et les ressources d’une entreprise donnée, le personnel de soutien du front office peut également être responsable de certains types de transactions financières des clients. Ils peuvent traiter les paiements par carte de crédit pour des produits ou services et délivrer aux clients leurs reçus pour ces paiements. Certaines organisations qui sous-traitent le traitement de leur paie peuvent exiger que l’un de leurs employés de soutien au front office récupère les chèques finis auprès de la société de paie. Cet employé est alors parfois chargé de distribuer les chèques au reste du bureau en temps opportun.
Étant donné qu’un système de support de front office est une partie importante de toute organisation, de nombreuses entreprises effectuent une analyse de front office à intervalles réguliers. Ce type d’étude de contrôle qualité examine l’efficacité, l’organisation et le professionnalisme du personnel du front office et formule des moyens d’apporter les améliorations nécessaires. Les résultats d’une analyse du front office constituent parfois la base des décisions de promotion et d’augmentation de salaire pour les employés du front office. Le personnel de support du front office qui reçoit des critiques positives d’une analyse est généralement celui qui est capable de bien interagir avec les clients, de travailler en équipe et d’accomplir ses tâches avec peu ou pas d’erreurs.
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