Un grand livre de comptabilité est un enregistrement complet de tous les comptes utilisés dans la tenue des dossiers des affaires ou des finances personnelles. Habituellement, les gens appellent le grand livre de comptabilité un grand livre général, et un comptable ou un aide-comptable l’utilise en conjonction avec un journal comptable. Le journal est un enregistrement quotidien des transactions financières, et le grand livre diffère parce qu’un comptable enregistre les transactions par nom de compte. En règle générale, un grand livre a cinq classifications : actifs, dépenses, passifs, capitaux propres et revenus.
Généralement, la mise en page du journal et du grand livre est différente. Le grand livre général le plus courant est une conception à quatre colonnes qui comporte des colonnes pour les transactions de débit et de crédit et le solde courant de débit ou de crédit. D’autres colonnes enregistrent la date d’écriture, la référence de comptabilisation qui correspond à l’écriture de journal et une description de l’article ou de la transaction. La référence de publication, ou Post. Réf., est le numéro de la page du journal où l’entrée a été publiée et est important pour le recoupement des entrées.
L’un des avantages du grand livre comptable est qu’il fournit au comptable un aperçu de la situation financière. Contrairement au journal, un grand livre maintient un solde courant. Un propriétaire d’entreprise peut afficher les transactions pour une certaine catégorie sans rechercher dans les écritures de journal. Par exemple, si une personne voulait voir combien de clients avaient des factures impayées avec son entreprise, elle vérifierait les comptes clients sous la rubrique Actifs dans le grand livre.
La validation est la procédure consistant à copier les dates, la description et les montants monétaires dans le grand livre à partir du journal. En règle générale, un comptable utilise la référence de validation d’une écriture de journal pour indiquer qu’il a validé une écriture de journal dans le grand livre. Par exemple, si une personne prend une pause-café tout en enregistrant les écritures de journal dans le grand livre de la comptabilité, elle peut facilement trouver ce qui a été complété en comparant les références de comptabilisation. Si cela est fait correctement, les entrées complétées auront des entrées de publication. Les inscriptions incomplètes n’auront pas de numéro de référence d’affichage.
D’autres notations importantes dans le grand livre de comptabilité incluent l’indication si un compte est fermé et si d’autres situations s’appliquent au compte. Parfois, un comptable signale des erreurs de comptabilité en écrivant des ajustements ou des corrections dans le grand livre. Lorsque le solde est transféré sur une autre page, le comptable écrit le solde sur la page. Ces notations sont importantes pour l’intégrité du processus.