Un journal des décaissements est un enregistrement comptable des décaissements. Il peut également être connu sous le nom de registre de chèques, car il comprend généralement un espace pour enregistrer les numéros de chèque, car peu de paiements commerciaux peuvent être effectués en espèces. Ce document fait partie des registres comptables globaux d’une entreprise. Ces registres permettent aux comptables de suivre les dépenses, d’enregistrer les événements importants et d’équilibrer les livres pour conserver des informations précises sur les fonds disponibles et d’autres sujets de préoccupation.
Dans un journal électronique des décaissements, ces registres sont conservés dans un logiciel de comptabilité. Un tel logiciel peut communiquer avec une banque pour télécharger des informations de relevé et de compte. Ces programmes peuvent extraire des différents registres au besoin afin qu’un comptable puisse préparer des rapports, se préparer pour les impôts et s’engager dans d’autres activités liées à la tenue de registres. Il est également entièrement consultable et dispose de filtres pour trier les entrées par type de dépense, montant et autres catégories.
En plus des versions électroniques, des journaux papier des décaissements en espèces peuvent également être conservés. Les magasins de fournitures de bureau vendent généralement des livres comptables à cette fin. Les propriétaires d’entreprise peuvent également utiliser un bloc-notes générique ou concevoir un formulaire personnalisé à utiliser dans un classeur pour suivre les dépenses en espèces. Les copies papier peuvent être utilisées par les petites entreprises ayant des volumes de transactions relativement faibles. Ces entreprises peuvent ne pas être en mesure de se payer un logiciel de comptabilité, ou pourraient déterminer que le coût d’acquisition et d’apprentissage d’un programme ne l’emporte pas sur les avantages qu’il peut offrir.
Dans le journal des décaissements, chaque ligne permet de noter la date, le bénéficiaire et le montant d’un décaissement. Un espace est également inclus pour discuter de la nature d’un paiement. Dans certains cas, cela peut être fait en plaçant le montant dans une colonne comme le loyer, les services publics ou les fournitures de bureau. Chaque colonne peut être totalisée à la fin d’une période donnée pour suivre le total des dépenses et développer un dossier détaillé. Cela peut être utile pour organiser pendant la saison des impôts, lorsque les colonnes séparées aident les entreprises à totaliser rapidement les achats par nature pour les déduire de manière appropriée.
Bien que généralement conçu pour les entreprises, un journal des décaissements peut également être utile en tant qu’outil de finances personnelles. Certaines personnes trouvent utile de conserver des registres détaillés des finances personnelles pour la budgétisation et pour d’autres raisons. Les dossiers organisés peuvent être particulièrement utiles pour les personnes qui souhaitent trouver des parties de leur budget qu’elles pourraient réduire pour réduire les dépenses globales. Par exemple, des dépenses très élevées pour manger au restaurant ou acheter de nouveaux vêtements peuvent devenir évidentes lorsque ces achats sont suivis séparément dans un journal des décaissements et comparés à d’autres.