Un moteur de workflow est une version informatique d’un organigramme. Comme on dessinerait un graphique pour illustrer les étapes qui doivent être suivies pour accomplir une tâche ou une activité de travail, un moteur de flux de travail est un moyen pour un ordinateur de suivre les étapes d’un processus de travail. Les entreprises ont tendance à utiliser des moteurs de workflow pour automatiser les processus de travail.
Par exemple, si une entreprise vend un certain produit, un membre de l’entreprise tracera les étapes du processus de vente, et le processus peut commencer lorsque le client reçoit un publipostage de l’entreprise. Le processus suivant serait que le destinataire appelle pour obtenir plus d’informations. Ensuite, un représentant des ventes rappelait le client ou lui parlait au moment de l’appel. L’étape suivante consiste pour le client à passer une commande ou à se rendre sur le site Web de l’entreprise pour passer une commande, et la dernière étape du processus peut être lorsque l’entreprise envoie un coupon au client pour une remise sur son prochain achat. Ces informations seraient entrées dans le moteur de workflow afin d’automatiser l’attribution des tâches aux différents employés de l’entreprise ou d’alerter un employé des prochaines étapes à suivre.
Ces employés n’utilisent pas le moteur de workflow, mais utilisent plutôt un logiciel compatible avec le moteur de workflow. Un programmeur informatique et un concepteur de processus seraient impliqués dans la création du moteur de flux de travail. Lorsqu’un programmeur informatique travaille à développer un moteur de flux de travail, l’accent est mis sur la façon dont les étapes du processus se déroulent. Le concepteur de processus impliqué dans la création du moteur de workflow est concerné par l’étape suivante ou ce qui se passe à la suite de l’étape précédente.
En règle générale, le concepteur de processus est une personne qui travaille dans l’entreprise, comme le responsable du développement ou un analyste commercial. L’objectif principal d’un moteur de workflow est d’automatiser les processus et d’accélérer le processus. Par exemple, dans une situation où il s’agit d’un processus de vente, le but ultime de l’utilisation d’un moteur de workflow est d’accélérer le processus à partir du moment où un prospect prend connaissance d’un produit ou d’un service jusqu’au moment où un achat est effectué.