Un calendrier éditorial est un plan des thèmes de reportages à venir pour un magazine ou un journal. Les calendriers éditoriaux sont principalement réalisés à des fins publicitaires. Par exemple, si un thème pertinent pour les produits de certains annonceurs est utilisé pour un article de fond, l’entreprise est plus susceptible de vouloir placer une annonce dans la publication puisque les lecteurs seront intéressés par le sujet. Par exemple, un rapport détaillé sur la grossesse chez les adolescentes peut aider à vendre de l’espace publicitaire aux écoles d’études à domicile et aux entreprises de produits pour bébés. L’utilisation d’un calendrier éditorial pour planifier les idées d’articles à l’avance permet également au temps de publication de publier un communiqué de presse sur l’article à venir afin d’attirer de nouveaux lecteurs potentiels.
Un communiqué de presse est une nouvelle qui fait également la promotion d’une entreprise en lui apportant de la publicité. Les médias couvrent l’histoire dans la presse écrite ou dans les médias audiovisuels si les journalistes et les éditeurs jugent le communiqué suffisamment digne d’intérêt pour leurs lecteurs. Un sujet important tel que la grossesse chez les adolescentes qui sera traité en détail peut justifier que les médias acceptent un communiqué de presse sur l’histoire à venir dans un journal ou un magazine. Tous les éléments d’un calendrier éditorial ne seront pas acceptables comme communiqué de presse.
L’utilisation principale des calendriers de planification éditoriale est une fonction de vente publicitaire. Les magazines et les journaux prospèrent grâce aux ventes publicitaires et ont constamment besoin d’attirer les annonceurs pour qu’ils achètent de l’espace publicitaire imprimé dans leur publication. Les annonceurs ne peuvent pas simplement dépenser leur budget publicitaire en plaçant des annonces au hasard, mais doivent diffuser leurs messages promotionnels auprès d’un public cible spécifique intéressé par leurs types de produits et services. Les lecteurs de certaines publications sont considérés comme des prospects qualifiés, car ils correspondent généralement aux données démographiques ou aux statistiques personnelles du marché cible, telles que l’âge, le sexe et le revenu. Un thème de calendrier éditorial doit attirer les lecteurs et annonceurs cibles de la publication.
Un autre moyen d’utiliser un calendrier éditorial consiste à établir des directives de soumission pour les écrivains. La plupart des publications incluent des directives de rédaction qui demandent des articles sur les thèmes qu’ils ont définis dans leur calendrier de planification éditoriale. Les éditeurs demandent aux rédacteurs intéressés à travailler sur un article pour la publication d’interroger d’abord ou d’envoyer le manuscrit terminé pour examen.
L’avance du calendrier de planification éditoriale dépend de chaque publication spécifique. C’est souvent au moins plusieurs mois que le service des ventes publicitaires aura besoin de temps pour vendre l’espace publicitaire et que la rédaction devra choisir le meilleur scénariste pour le long métrage ainsi que créer un délai de rédaction suffisant. La période de l’année est également un facteur lors de la préparation de numéros de magazines ou de sections spéciales de journaux. Par exemple, un reportage sur le camping qui sera produit et distribué dans un numéro de printemps sera probablement lancé en tant que projet à l’automne ou à l’hiver précédent.