Un registre d’inventaire est un document ou une collection de documents utilisés par une entreprise pour suivre les produits en fonction de la quantité et de la valeur. Cela permet souvent à une entreprise d’évaluer la façon dont les matériaux et les marchandises entrent dans l’entreprise, dans quelle mesure ils peuvent sortir en raison des ventes et d’évaluer les pertes qui peuvent survenir. Un type courant de registre d’inventaire est perpétuel, tandis que certaines entreprises peuvent préférer utiliser un registre périodique. Ces deux types courants de grand livre d’inventaire varient en fonction de la fréquence des mises à jour effectuées sur chacun.
Il existe un certain nombre de formes différentes qu’un registre d’inventaire peut prendre, bien qu’il s’agisse traditionnellement d’un livre avec de nombreuses pages. Chacune de ces pages a une mise en page qui comprend généralement plusieurs colonnes qui peuvent être utilisées pour noter différentes informations, telles que la quantité, la valeur et la description des éléments. Une entreprise a généralement un registre d’inventaire avec des pages séparées pour certains types d’articles, tels que les comptes individuels. La technologie moderne a permis aux entreprises de tenir plus facilement de tels registres, et de nombreuses entreprises utilisent des logiciels informatiques pour conserver des enregistrements numériques des stocks et des biens destinés à la production ou à la vente.
L’un des types les plus courants de grand livre d’inventaire est celui qui est appelé « perpétuel », qui est mis à jour en permanence. Les entreprises qui utilisent ce type de grand livre ont généralement un système automatisé qui suit le transfert des produits en raison des ventes ou des commandes entrantes. Cela signifie qu’au fur et à mesure que les marchandises sont vendues, le grand livre d’inventaire est immédiatement mis à jour pour refléter ce transfert, et à mesure que de nouveaux articles arrivent dans l’entreprise, ils sont ajoutés au grand livre. Bien que de telles méthodes ne soient pas pratiques pour toutes les entreprises, elles peuvent permettre à une entreprise de suivre rapidement son inventaire et d’ajuster les commandes de matériaux selon les besoins.
L’autre forme courante de grand livre d’inventaire est appelée « périodique » et est mise à jour régulièrement, mais pas immédiatement en cas de modification des stocks. Cela nécessite généralement un décompte physique des produits et des marchandises dans une entreprise, qui est ensuite utilisé pour ajuster les chiffres internes concernant les matériaux disponibles. Ces dénombrements sont généralement effectués selon un calendrier établi, qui peut aller du comptage annuel complet de l’inventaire à des évaluations hebdomadaires pour les articles à haut risque. Un grand livre de ce type, utilisé pour les comptages périodiques, est généralement mis à jour moins fréquemment qu’un livre perpétuel, mais les changements peuvent être plus dramatiques selon la façon dont les produits se vendent ou arrivent au fil du temps.