Parfois appelé registre des loyers, un registre des loyers est un document formel répertoriant toutes les propriétés de location appartenant à un propriétaire ou une société de location spécifique, ainsi que des informations sur les prix de location associés à ces propriétés. Le degré de détail inclus dans un registre de loyer variera en fonction de la coutume locale, des préférences personnelles du propriétaire et, dans certains cas, des lois et réglementations locales liées au processus comptable des entreprises locales. Sous quelque forme que ce soit, le registre des loyers fournit une référence rapide et facile pour les propriétés concernées, ainsi que des informations de base qui peuvent être utiles pour obtenir du financement ou gérer les dossiers des locataires.
Un registre de loyer de base comprendra des données essentielles sur chaque propriété actuellement détenue par un propriétaire. Ces données de base comprendront l’emplacement de la propriété locative, si cette propriété est actuellement occupée ou est vide, et le taux de location attaché à cette propriété. Le rôle peut également inclure l’adresse physique de chaque propriété avec une brève description. Lorsqu’il est utilisé dans le cadre des documents comptables, le rôle de loyer documentera également généralement l’état actuel des paiements reçus des locataires, ce qui permet de déterminer facilement quels locataires sont en retard et lesquels sont à jour dans leurs obligations de loyer.
Des détails supplémentaires peuvent être inclus sur le rôle de loyer à la discrétion du propriétaire. Par exemple, certains rôles indiqueront si une propriété donnée est actuellement louée et quand ce bail expirera. Si la propriété est louée au mois, ces informations seront également incluses. Certains listes de loyer comprendront également des informations sur les récentes améliorations apportées à la propriété, fournissant au propriétaire une référence rapide lorsque vient le temps de renouveler un bail ou de préparer une propriété récemment libérée pour un nouveau locataire.
Selon le type d’informations incluses dans le rôle de loyer, ce document peut être très utile lorsque le propriétaire choisit de mettre un bien immobilier en vente. Étant donné que le rouleau est souvent un document en cours qui capture l’historique de location, les détails peuvent être extraits et fournis aux acheteurs potentiels. En un coup d’œil, l’acheteur peut voir combien de revenus la propriété génère par unité, l’état de tout bail de location qui peut s’appliquer et le loyer actuel pour chacune de ces unités. Les données de ce type sont souvent essentielles pour les acheteurs qui envisagent sérieusement d’acheter un bien locatif, car elles permettent de se faire une idée de si le bien peut éventuellement se rentabiliser et devenir un générateur d’argent.