Les spécialistes administratifs sont des professionnels qui sont formés pour effectuer toutes les tâches habituelles associées à un adjoint administratif, mais qui possèdent également des compétences permettant de concevoir et de superviser des projets spéciaux. En règle générale, une personne occupant ce poste aura une formation en informatique, sera qualifiée pour rédiger ou éditer des textes de vente et exécuter un certain nombre de fonctions qui vont au-delà des fonctions de bureau habituelles de la plupart des bureaux.
Les spécialistes administratifs sont capables de gérer la plupart des tâches traditionnelles impliquées dans le fonctionnement efficace de tout bureau d’affaires. À cette fin, ils peuvent gérer le courrier entrant et sortant, s’occuper du classement des documents, répondre aux appels téléphoniques entrants ou organiser les déplacements des cadres. Dans le même temps, ils peuvent être appelés à résoudre une série de problèmes courants sur les postes de travail, tels que traiter un disque dur verrouillé ou aider le personnel de bureau à apprendre de nouveaux programmes. Il n’est pas rare qu’un spécialiste administratif soit fortement impliqué dans l’orientation des nouveaux employés ainsi que dans les programmes de formation continue des employés existants.
Le spécialiste administratif typique est susceptible d’avoir au moins une formation formelle en informatique et en technologie. En général, le spécialiste possédera d’excellentes compétences en communication orale et écrite, aura tendance à faire preuve de qualités de leadership qui entrent en jeu lors de la conduite d’un projet d’équipe et aura un certain degré de créativité qui peut être sollicité lors de la conception et de l’évaluation de nouveaux supports promotionnels et campagnes publicitaires. .
Parfois appelé super assistant administratif, le spécialiste administratif peut être un atout dans les petits et les grands bureaux. Dans un petit bureau, un tel spécialiste peut gérer un large éventail de tâches qui seraient autrement traitées par d’autres personnes dans un grand bureau. Avec le bureau plus grand, il ou elle agira souvent comme un compliment et une personne de soutien pour le personnel des systèmes d’information, le service comptable, la force de vente et l’administration générale.